รวม 9 ไอเดียกลยุทธ์ลดค่าใช้จ่ายบริษัท ประหยัดต้นทุน

การดำเนินธุรกิจไม่ว่าจะขนาดเล็กหรือใหญ่ การบริหารค่าใช้จ่ายคือปัจจัยสำคัญ ที่ช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างยั่งยืน การลดต้นทุนเป็นทักษะสำคัญที่ทำให้ธุรกิจเปรียบในการแข่งขัน วิธีช่วยบริษัทประหยัดค่าใช้จ่ายที่ถูกต้อง ไม่ใช่การตัดลดงบประมาณจนส่งผลกระทบต่อคุณภาพสินค้าหรือบริการ แต่คือการปรับปรุงกระบวนการ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน บทความนี้จะมา

แชร์ 9 กลยุทธ์ลดค่าใช้จ่ายบริษัทที่องค์กรสามารถนำไปปรับใช้ เพื่อลดต้นทุนสำหรับองค์กร สร้างเสถียรภาพทางการเงิน และปูทางสู่การเติบโตอย่างยั่งยืน

 

9 วิธีช่วยบริษัทประหยัดค่าใช้จ่ายบริษัท และกลยุทธ์ประหยัดต้นทุน

วิธีช่วยบริษัทประหยัดค่าใช้จ่ายไม่จำเป็นต้องเป็นโครงการขนาดใหญ่เสมอไป การปรับเปลี่ยนเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็สามารถช่วยได้ ซึ่ง 9 แนวทางที่องค์กรสามารถนำไปปรับใช้เพื่อลดต้นทุน และเพิ่มศักยภาพการแข่งขันได้ มีดังนี้

1. เปรียบเทียบราคาวัสดุจาก Supplier หลาย ๆ เจ้า

การใช้ Supplier รายเดิม ๆ เพราะความคุ้นเคย อาจทำให้องค์กรเสียโอกาส เราควรเปรียบเทียบราคาและเงื่อนไขจาก Supplier หลาย ๆ รายอย่างเป็นระบบและสม่ำเสมอ การมีตัวเลือกอย่างน้อย 3-5 รายสำหรับวัตถุดิบหรือบริการหลัก จะช่วยให้เราเห็นภาพรวมของตลาด ไม่ใช่แค่เรื่องราคาที่ถูกกว่า แต่ยังรวมถึงคุณภาพของสินค้า เครดิตเทอมการชำระเงิน และความรวดเร็วในการบริการ ซึ่งช่วยลดต้นทุน วัตถุดิบโดยตรง แต่ยังสร้างอำนาจต่อรองให้กับองค์กร ถือเป็นกลยุทธ์ลดค่าใช้จ่ายบริษัทที่ไม่ควรพลาด

2. บำรุงรักษาซ่อมแซมเครื่องจักรเดิม ชะลอการซื้อเครื่องจักรใหม่

การลงทุนซื้อเครื่องจักรหรืออุปกรณ์ใหม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายก้อนโต ที่ส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสด การยืดอายุการใช้งานของสินทรัพย์เดิมที่มีอยู่ โดยการวางแผนบำรุงรักษาเชิงป้องกัน (Preventive Maintenance - PM) ทำการตรวจสอบเครื่องอย่างสม่ำเสมอตามรอบเวลา จะช่วยให้เครื่องจักรทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ ลดอัตราการเกิดของเสีย ลดการสูญเสียจากสายการผลิตหยุดชะงัก และยังช่วยลดต้นทุนค่าซ่อมแซมฉุกเฉินที่มักมีราคาสูงกว่าปกติ

3. ใช้ซอฟต์แวร์บริหารงานที่มีประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาดในการทำงาน

Human Error คือต้นทุนแฝงที่ทำให้หลาย ๆ บริษัทมีค่าใช้จ่ายเพิ่มโดยไม่รู้ตัว การนำระบบซอฟต์แวร์บริหารงาน เช่น ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ระบบ CRM (Customer Relationship Management) หรือโปรแกรมบริหารงานบุคคลเข้ามาใช้ จะช่วยลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน และทำให้ข้อมูลทั้งหมดเป็นศูนย์กลาง ถูกต้องแม่นยำ ช่วยลดต้นทุนที่เกิดจากความผิดพลาด และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ทำให้เราสามารถใช้ทรัพยากรบุคคลไปกับงานที่ต้องใช้การวิเคราะห์และตัดสินใจได้มากกว่า การลงทุนในเทคโนโลยีที่เหมาะสมจึงไม่ใช่ค่าใช้จ่าย แต่เป็นการลงทุนเพื่อลดต้นทุนในระยะยาว

4. เลือกระบบเอกสารแบบ Paperless เพื่อประหยัดค่ากระดาษ

การทำงานแบบ Hard Print เป็นรูปแบบการทำงานที่มีค่าใช้จ่ายมากมาย ทั้งค่ากระดาษ หมึกพิมพ์ ค่าบำรุงรักษาเครื่องปริ้นเตอร์ และที่สำคัญคือพื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสาร การเปลี่ยนองค์กรไปสู่ระบบ Paperless หรือสำนักงานไร้กระดาษ จึงเป็นกลยุทธ์ลดค่าใช้จ่ายบริษัทที่ทำได้จริงและเห็นผลชัดเจน 

การปรับใช้ระบบ E-Signature สำหรับการลงนาม การใช้ระบบ Cloud Storage ในการจัดเก็บและแชร์ไฟล์ หรือการสร้าง Workflow การอนุมัติเอกสารแบบออนไลน์ จะช่วยลดต้นทุน นอกจากนี้ ยังช่วยให้การค้นหาเอกสารทำได้รวดเร็วกว่า ช่วยประหยัดเวลา อีกทั้งยังส่งผลดีต่อภาพลักษณ์องค์กรในด้านความทันสมัยและการใส่ใจสิ่งแวดล้อม

5. ใช้บริการที่ปรึกษาด้านการลดต้นทุน

บางครั้งองค์กรอาจมองไม่เห็นจุดรั่วไหลของตนเอง การจ้างที่ปรึกษา (Consultant) ที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านการลดต้นทุน จะช่วยมองกระบวนการทำงานด้วยมุมมองที่เป็นกลาง สามารถวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก และชี้จุดที่ควรปรับปรุงได้อย่างแม่นยำ เพราะประสบการณ์ในการลดต้นทุนจากหลากหลายอุตสาหกรรม และสามารถนำเสนอแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่องค์กรอาจไม่เคยนึกถึง ทำให้ได้รูปแบบการลดต้นทุนที่คุ้มค่าเมื่อเทียบกับผลลัพธ์ และสร้างการเปลี่ยนแปลงอย่างยั่งยืน

6. พิจารณาบัญชีรายรับ-รายจ่าย และตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออก

งบการเงินและบัญชีรายรับ-รายจ่าย คือข้อมูลสำคัญที่สามารถนำมาหาต้นต่อของค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้ ฝ่ายบัญชีหรือการเงินควรจัดทำรายงานวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายเป็นประจำ โดยแยกตามหมวดหมู่ เพื่อให้เห็นว่าเงินรั่วไหลไปทางไหนมากที่สุด หรือค่าใช้จ่ายที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้ เพื่อช่วยลดต้นทุนบริษัทลง

7. ใช้พนักงาน Outsource ลดการผูกมัดและค่าใช้จ่ายระยะยาว

การจ้างพนักงานประจำมาพร้อมกับต้นทุนคงที่ ไม่เพียงแค่เงินเดือน แต่ยังรวมถึงสวัสดิการตามกฎหมาย ประกันสังคม โบนัส และค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม สำหรับบางตำแหน่งงานที่ไม่ได้เป็นงานหลักขององค์กร การใช้บริการ Outsource เป็นวิธีช่วยบริษัทประหยัดค่าใช้จ่าย เพราะสามารถเปลี่ยน Fixed Cost เหล่านี้ให้เป็นต้นทุนผันแปรที่เราจ่ายเท่าที่ใช้งานจริง เป็นกลยุทธ์ลดค่าใช้จ่ายบริษัทสำหรับองค์กร ด้านการบริหารจัดการบุคคล ลดภาระงานของฝ่าย HR และลดภาระผูกพันในระยะยาว ทำให้องค์กรมีความคล่องตัวในการปรับขนาดทีมงานตามสถานการณ์เศรษฐกิจได้ดีกว่า

8. ตรวจสอบการใช้พื้นที่สำนักงานและพิจารณาลดขนาด

ค่าเช่าสำนักงานคือหนึ่งในต้นทุนคงที่ ที่สูงที่สุดเป็นอันดับต้น ๆ ของหลายธุรกิจ ดังนั้นควรตรวจสอบการใช้พื้นที่สำนักงานและพิจารณาลดขนาดให้เหมาะสมกับจำนวนพนักงาน ยิ่งมีทำงานแบบ Hybrid Work ที่พนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านสลับกับการเข้าออฟฟิศ ที่ทำให้หลายองค์กรมีพื้นที่ว่างที่ไม่ได้ใช้งาน ถือเป็นการสูญเสียทรัพยากรอย่างเปล่าประโยชน์ ดังนั้นเราควรประเมินการใช้พื้นที่จริง ลดขนาดพื้นที่เช่าให้มีขนาดเล็กลง ก็สามารถลดต้นทุนลงได้ เพราะไม่เพียงประหยัดค่าเช่าโดยตรง แต่ยังช่วยประหยัดค่าสาธารณูปโภค ค่าไฟ ค่าทำความสะอาด และค่าบำรุงรักษาส่วนกลางอีกด้วย

9. จัดสรรพื้นที่ให้เป็นประโยชน์ด้วยหลัก 5 ส.

นอกเหนือจากการลดขนาดพื้นที่ การจัดสรรพื้นที่ที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดก็คือการลดต้นทุนตามหลัก 5 ส. ช่วยสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพได้ ดังนี้

• สะสาง คือการแยกของที่จำเป็นและไม่จำเป็นออกจากกัน ของที่ไม่ใช้แล้วควรถูกกำจัดทิ้งเพื่อคืนพื้นที่ทำงาน
• สะดวก คือการจัดวางของที่จำเป็นให้เป็นระเบียบ หยิบใช้งานง่าย ลดเวลาในการค้นหา
• สะอาด การทำความสะอาดพื้นที่และอุปกรณ์เป็นประจำ ช่วยจัดระเบียบพื้นที่ ช่วยให้มองเห็นภาพรวมการทำงานชัดขึ้น 
• สุขลักษณะ การมีพื้นที่ทำงานที่สะอาด ช่วยให้พื้นที่สกปรกน้อยลง ลดการจ้างการทำความสะอาด
• สร้างนิสัย การสร้างนิสัยทั้ง 4 ข้อที่กล่าวมาอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยลดต้นทุนได้อย่างต่อเนื่อง

กลยุทธ์ลดค่าใช้จ่ายบริษัทไม่ใช่การตัดค่าใช้จ่ายหรือบีบคั้นพนักงาน แต่คือการทบทวนกระบวนการทำงานทั้งหมดอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การจัดซื้อ การบำรุงรักษา การใช้เทคโนโลยี ไปจนถึงการบริหารจัดการคน เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถลดต้นทุนได้อย่างเป็นรูปธรรม โดยไม่ส่งผลกระทบต่อคุณภาพการทำงาน วิธีช่วยบริษัทประหยัดค่าใช้จ่ายต้องทำอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่เพียงแค่ในช่วงวิกฤต เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน และนำไปสู่การเติบโตที่มั่นคงและยั่งยืน

สำหรับองค์ใดที่กำลังมองหาอาคารสำนักงานให้เช่า หรือออฟฟิศให้เช่าที่มีขนาดเหมาะสมกับองค์กร ให้ JLL Thailand เป็นตัวแทนของคุณในการค้นหาพื้นที่ออฟฟิศ อาคารสำนักงานให้เช่าที่มีขนาดเหมาะสม เพื่อการลดค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ หากสนใจสามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ property.jll หรือ โทร 02 624 6471