การทำงานรูปแบบ Hybrid Working ส่งผลต่อการใช้พื้นที่ออฟฟิศ สำนักงานบางแห่งมีส่วนการปล่อยให้พื้นที่ว่าง หรือใช้งานไม่คุ้มค่าเพิ่มขึ้น เนื่องจากพนักงานไม่จำเป็นต้องเข้ามาปฏิบัติงานที่โต๊ะทำงานประจำทุกวัน การปล่อยให้พื้นว่างไม่เพียงแต่เป็นภาระผูกพันด้านค่าเช่าที่สูญเปล่า แต่ยังรวมถึงค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา พลังงาน และการบริหารจัดการที่เกิดขึ้นตลอดเวลา แต่ควรหันมาให้ความสำคัญกับการควบคุมทรัพยากร บริหารพื้นที่สำนักงานให้มีประสิทธิภาพสร้างความคุ้มค่าให้แก่พนักงาน และองค์กร
ทำไมออฟฟิศของคุณถึง "ใช้ไม่คุ้ม"? 3 สาเหตุหลักที่ต้องวิเคราะห์ก่อน
- การกำหนดพื้นที่แบบเดิมที่ยึดติดกับโต๊ะประจำตำแหน่ง ซึ่งขัดแย้งกับพฤติกรรมการทำงานแบบยืดหยุ่น ส่งผลให้โต๊ะทำงานว่างเมื่อพนักงานทำงานจากภายนอก
- ขาดการตรวจสอบข้อมูลการใช้งานพื้นที่จริง ทำให้องค์กรประเมินความต้องการคลาดเคลื่อน และเช่าพื้นที่ขนาดใหญ่เกินความจำเป็น
- การจัดสรรประเภทห้องประชุมที่ไม่สอดคล้องกับพฤติกรรมจริง ทำให้พื้นที่ส่วนใหญ่ของห้องกลายเป็นพื้นที่ตาย และสูญเปล่า
8 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่สำนักงาน ทำยังไง?
การปรับปรุง และพัฒนาพื้นที่ทำงานให้เกิดประโยชน์ จำเป็นต้องอาศัยการผสมผสานระหว่างแนวคิดการบริหารจัดการเชิงกลยุทธ์ การออกแบบสถาปัตยกรรมภายในที่มีความยืดหยุ่น และการเลือกใช้เทคโนโลยีเข้ามาทำงานร่วมกัน ซึ่ง 8 วิธีเหล่านี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่ออฟฟิศ เพื่อสร้างความคุ้มค่าสูงสุดได้
1. เริ่มจากการทำ Space Audit
สำรวจ และตรวจสอบการใช้ประโยชน์พื้นที่อย่างเป็นระบบ เพื่อระบุว่าส่วนใดของสำนักงานที่มีการใช้งานหนาแน่น และส่วนใดที่ถูกปล่อยทิ้งไว้ เพื่อช่วยให้องค์กรได้รับข้อมูลอัตราการเข้าใช้งานจริง และเปลี่ยนมาวางแผนปรับปรุงโครงสร้างพื้นที่ตามข้อมูลที่มี
2. ใช้แนวคิด Activity-Based Working
การปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานไปสู่แนวคิด Activity-Based Working (ABW) คือการออกแบบสภาพแวดล้อมให้มีความหลากหลายเพื่อรองรับกิจกรรมที่แตกต่างกันของพนักงาน จัดพื้นที่ออกเป็นโซนต่าง ๆ เพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานเลือกพื้นที่ทำงานตามความเหมาะสมของเนื้องาน และช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์
3. เปลี่ยนเป็น Hot Desk
ใช้ระบบ Hot Desk เพื่อลดพื้นที่ส่วนเกิน ช่วยรองรับพนักงานในระบบ Hybrid Working โดยพนักงานที่เข้ามาในสำนักงานสามารถเลือกนั่งทำงานในจุดที่ว่างอยู่ได้ การบริหารจัดการระบบนี้อย่างเหมาะสมจะช่วยให้องค์กรสามารถลดจำนวนโต๊ะทำงานรวมลงได้ โดยไม่กระทบต่อการดำเนินงานประจำวัน และสามารถนำพื้นที่ที่เหลือไปพัฒนาเป็นส่วนกลางรูปแบบอื่นได้
4. จัดสรร Common Space ที่เป็นได้หลายฟังก์ชัน
การออกแบบ Common Space ให้มีลักษณะเป็นพื้นที่อเนกประสงค์ที่สามารถปรับเปลี่ยนการใช้งานได้หลากหลายกิจกรรมในพื้นที่เดียวกัน การผสานฟังก์ชันที่หลากหลายลงในพื้นที่เดียวช่วยลดความจำเป็นในการสร้างห้องเฉพาะกิจที่ใช้งานเพียงไม่กี่ชั่วโมงต่อวัน
5. ใช้เฟอร์นิเจอร์แบบ Flexible หรือ Modular
การเลือกเฟอร์นิเจอร์ที่มีความยืดหยุ่น และสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบได้ง่าย ช่วยให้สำนักงานสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบโครงสร้างภายในเพื่อรองรับกิจกรรมที่เปลี่ยนแปลงไปได้อย่างสะดวกรวดเร็วโดยไม่ต้องสิ้นเปลืองงบประมาณในการรีโนเวท
6. นำเทคโนโลยี Booking System มาช่วย
การนำระบบซอฟต์แวร์จองพื้นที่ และสิ่งอำนวยความสะดวกออนไลน์มาประยุกต์ใช้ ช่วยให้พนักงานสามารถตรวจสอบความพร้อม และทำการจองโต๊ะทำงาน หรือห้องประชุมล่วงหน้าผ่านแอปพลิเคชันได้อย่างสะดวกรวดเร็ว แถมยังทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลพฤติกรรมการใช้งานเพื่อนำไปใช้วิเคราะห์ และวางแผนพัฒนาระบบบริหารพื้นที่สำนักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
7. Right-sizing ลดขนาดออฟฟิศให้พอดี
กระบวนการ Right-sizing หรือการปรับลดขนาดพื้นที่เช่าสำนักงานให้มีความสอดคล้องกับจำนวนพนักงานที่เข้ามาปฏิบัติงานจริงเป็นวิธีที่ช่วยลดต้นทุนคงที่ขององค์กรได้อย่างรวดเร็ว เห็นผลชัดเจน และช่วยเพิ่มความคล่องตัวทางการเงินให้กับธุรกิจ
8. พิจารณา Flex Space แทน Traditional Office
การเปลี่ยนรูปแบบจากการเช่าสำนักงานแบบดั้งเดิมที่มีสัญญาระยะยาว และการลงทุนตกแต่งสูง มาเป็นการเลือกใช้พื้นที่ทำงานแบบยืดหยุ่น หรือ Flex Space และ Co-Working Space ช่วยให้องค์กรสามารถปรับเพิ่ม หรือลดจำนวนที่นั่งทำงานได้ตามการเติบโตจริงของทีมงาน มีสิ่งอำนวยความสะดวกส่วนกลางพร้อมใช้งานโดยไม่ต้องลงทุนสร้างเอง และช่วยลดภาระการบริหารจัดการงานอาคาร ทำให้องค์กรสามารถโฟกัสกับการขับเคลื่อนธุรกิจหลักได้อย่างเต็มที่
ตัวอย่างจัดสรรพื้นที่ตามขนาดออฟฟิศเป็นยังไง?
การนำกลยุทธ์การจัดการพื้นที่ไปปรับใช้จริงจำเป็นต้องพิจารณาถึงขนาดขององค์กร และจำนวนบุคลากรเป็นหลัก การออกแบบโครงสร้างพื้นที่จึงต้องมีความเฉพาะเจาะจงเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด และไม่สร้างความอึดอัดให้กับผู้ปฏิบัติงาน
1. ออฟฟิศขนาดเล็ก → เน้น Open Space + Hot Desk เพื่อลดพื้นที่สูญเปล่า
สำนักงานขนาดเล็กที่มีจำนวนพนักงานไม่เกิน 50 คน การออกแบบควรเน้นโครงสร้างแบบ Open Space ที่เปิดโล่ง และไร้ผนังกั้นเพื่อสร้างความโปร่งสบาย และไม่ทำให้พื้นที่ดูกระชับจนเกินไป การผสานระบบ Hot Desk ร่วมกับเฟอร์นิเจอร์อเนกประสงค์ที่สามารถพับ หรือซ้อนเก็บได้ จะช่วยกำจัดพื้นที่ตาย และเปิดโอกาสให้พนักงานสามารถสื่อสาร และทำงานร่วมกันได้อย่างใกล้ชิด ช่วยเปลี่ยนพื้นที่ขนาดจำกัดให้สามารถรองรับกิจกรรมที่หลากหลายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. ออฟฟิศขนาดกลาง → แบ่งโซนทำงาน, Meeting Room และ Common Area ให้สมดุล
สำนักงานขนาดกลางที่รองรับพนักงานประมาณ 50 - 150 คน ควรเน้นการแบ่งแยกโซนการใช้งานให้ชัดเจนเพื่อความเป็นระเบียบ จัดสรรพื้นที่ควรประกอบด้วยโซนทำงานร่วมกันที่ใช้ระบบโต๊ะหมุนเวียน ห้องประชุมขนาดเล็ก และขนาดกลางที่ติดตั้งระบบจองออนไลน์ และพื้นที่ส่วนกลางสำหรับการพักผ่อน และรับประทานอาหาร การแบ่งโซนที่ชัดเจนนี้ช่วยลดเสียงรบกวนระหว่างการทำงาน และสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมทั้งการทำงานร่วมกัน และการใช้สมาธิส่วนบุคคล
3. ออฟฟิศขนาดใหญ่ → แยกพื้นที่ตามทีม พร้อม Collaboration Space และ Quiet Zone
องค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงาน 150 คนขึ้นไป จำเป็นต้องมีการบริหารจัดการพื้นที่ที่มีความซับซ้อนสูง โดยควรจัดโครงสร้างพื้นที่แบ่งตามกลุ่มฟังก์ชัน หรือตามทีมงานเพื่อความสะดวกในการประสานงาน ภายในแต่ละแผนกควรได้รับการติดตั้ง Collaboration Space หรือมุมประชุมย่อยประจำทีมเพื่อการระดมสมองอย่างรวดเร็ว ควบคู่ไปกับการจัดตั้ง Quiet Zone หรือห้องเงียบกระจายอยู่ทั่วอาคารสำหรับงานที่ต้องการสมาธิขั้นสูง พร้อมทั้งใช้เทคโนโลยีระบบวิเคราะห์ความหนาแน่นเพื่อกระจายการใช้งานพื้นที่อย่างทั่วถึง
บริหารพื้นที่ให้เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมทำยังไง?
การวางแผนบริหารพื้นที่สำนักงานในปัจจุบันปฏิเสธไม่ได้ว่าต้องมีความเชื่อมโยงกับแนวคิดความยั่งยืน และการดูแลรักษาสิ่งแวดล้อม (ESG) การปรับปรุงพื้นที่ทำงานให้เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมสามารถเริ่มต้นได้จากการออกแบบเพื่อรับแสงธรรมชาติจากภายนอกให้ได้มากที่สุด ซึ่งช่วยลดการเปิดกระแสไฟฟ้าระหว่างวัน การปรับเปลี่ยนมาใช้หลอดไฟประหยัดพลังงานประเภท LED และการติดตั้งระบบเซนเซอร์ตรวจจับการเคลื่อนไหวเพื่อปิดไฟ และเครื่องปรับอากาศโดยอัตโนมัติในห้องที่ไม่มีผู้ใช้งาน
นอกเหนือจากนี้ การจัดวางระบบคัดแยกขยะที่ชัดเจนภายในพื้นที่ส่วนกลาง การลดการใช้กระดาษโดยเปลี่ยนไปสู่ระบบเอกสารดิจิทัล และการเลือกใช้วัสดุก่อสร้าง หรือเฟอร์นิเจอร์รีไซเคิล ไม่เพียงแต่ช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม และลดค่าใช้จ่ายด้านสาธารณูปโภคขององค์กรเท่านั้น แต่ยังช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์ที่ดี และสร้างความภาคภูมิใจให้กับพนักงานในองค์กรอีกด้วย
เครื่องมือดิจิทัลที่ช่วยบริหารพื้นที่สำนักงาน
การขับเคลื่อนนโยบายการจัดสรรพื้นที่ให้ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องอาศัยข้อมูลที่ถูกต้อง และแม่นยำ เครื่องมือดิจิทัล และเทคโนโลยีสมัยใหม่จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนการบริหารจัดการให้เป็นระบบอัจฉริยะ ดังนี้
IoT Sensors อุปกรณ์เซนเซอร์อัจฉริยะทำหน้าที่ตรวจจับความเคลื่อนไหว และความร้อนเพื่อบันทึกสถานะการใช้งานจริงแบบเรียลไทม์ ช่วยให้องค์กรทราบข้อมูลพฤติกรรมการเข้าใช้พื้นที่โดยไม่ละเมิดความเป็นส่วนตัวของพนักงาน
Workplace Analytics แพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่นำข้อมูลดิบจากการใช้งานพื้นที่มาประมวลผลเป็นสถิติ และกราฟวิเคราะห์แนวโน้ม ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมของอัตราการใช้งานสะสม ปริมาณความต้องการพื้นที่ในแต่ละวัน และนำไปปรับใช้ได้อย่างเหมาะสม
Booking Applications แอปพลิเคชันบนสมาร์ตโฟน และคอมพิวเตอร์ที่เปิดให้พนักงานค้นหา ตรวจสอบ และจองโต๊ะทำงาน หรือห้องประชุมได้ด้วยตนเอง ช่วยลดขั้นตอนความยุ่งยากของงานธุรการ และเพิ่มความยืดหยุ่นในการปฏิบัติงานประจำวัน
Heat Mapping ระบบแสดงผลกราฟิกในรูปแบบแผนที่ความร้อนเพื่อระบุความหนาแน่นของการใช้งานในแต่ละบริเวณของสำนักงาน ช่วยให้ทีมบริหารอาคารมองเห็นพื้นที่จุดอับที่ไม่มีการใช้งานเพื่อนำไปปรับปรุง และจัดสรรพื้นที่ใหม่ให้เกิดประโยชน์
KPI ในการวัดผลการบริหารพื้นที่ออฟฟิศมีอะไรบ้าง?
การประเมินความสำเร็จของโครงการปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่ออฟฟิศ จำเป็นต้องมีการกำหนด KPI ที่สามารถวัดค่าเป็นตัวเลขได้อย่างชัดเจน เพื่อตรวจสอบความคุ้มค่าของการลงทุน
- Utilization Rate (อัตราการใช้ประโยชน์พื้นที่) ตัวเลขที่แสดงถึงระยะเวลา และจำนวนพื้นที่ที่มีการใช้งานจริงเทียบกับพื้นที่ทั้งหมดที่มีอยู่ เป้าหมายคือการรักษาระดับการใช้งานให้อยู่ในเกณฑ์ที่เหมาะสม ไม่หนาแน่นจนอึดอัด และไม่มีพื้นที่ปล่อยว่างมากเกินไป
- Cost per Square Meter (ต้นทุนต่อตารางเมตร) การคำนวณค่าใช้จ่ายรวมทั้งหมดที่เกิดขึ้นจากการเช่า และการดำเนินงานสำนักงานหารด้วยจำนวนพื้นที่ตารางเมตร การบริหารจัดการที่ดีควรส่งผลให้ตัวเลขต้นทุนเฉลี่ยนี้มีความคุ้มค่าเมื่อเทียบกับสัดส่วนการสร้างรายได้ขององค์กร
- Space Per Employee (สัดส่วนพื้นที่ต่อพนักงาน) เกณฑ์มาตรฐานในการคำนวณขนาดพื้นที่เฉลี่ยที่พนักงานหนึ่งคนควรได้รับ ซึ่งการปรับปรุงออฟฟิศยุคใหม่มักมุ่งเน้นการลดขนาดพื้นที่ส่วนตัวลงเพื่อนำไปเพิ่มพื้นที่ส่วนกลาง ทำให้สัดส่วนนี้มีความกระชับ และเกิดประโยชน์สูงสุด
ขั้นตอน Space Optimization ที่เห็นผลใน 3 เดือน
การดำเนินโครงการปรับปรุงพื้นที่ทำงานให้ประสบความสำเร็จ และเห็นผลลัพธ์อย่างเป็นรูปธรรมภายในระยะเวลา 3 เดือน จำเป็นต้องมีแผนการดำเนินงานที่ชัดเจน และต่อเนื่อง โดยสามารถแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอนหลักดังนี้
- Audit (เดือนที่ 1 - สัปดาห์ที่ 1 - 2) : เริ่มต้นทำการสำรวจ ตรวจสอบ และรวบรวมข้อมูลพื้นฐานของสำนักงานปัจจุบันทั้งหมด รวมถึงการติดตั้งเครื่องมือจัดเก็บสถิติเพื่อดูพฤติกรรมการใช้งานจริงของพนักงานในทุกแผนก
- Analyze (เดือนที่ 1 - สัปดาห์ที่ 3 - 4) : นำข้อมูลที่ได้จากขั้นตอนการสำรวจมาวิเคราะห์เพื่อระบุปัญหา ค้นหาพื้นที่สิ้นเปลือง ขจัดจุดอับ และประเมินความต้องการพื้นที่ใช้สอยที่แท้จริงสอดคล้องกับรูปแบบการทำงานขององค์กร
- Design (เดือนที่ 2 - สัปดาห์ที่ 1 - 2) : วางผังการจัดสรรพื้นที่ใหม่ตามแนวคิดความยืดหยุ่น เลือกประเภทเฟอร์นิเจอร์ที่เหมาะสม กำหนดโซนการทำงานร่วมกัน และโซนเงียบ รวมถึงการเซ็ตอัประบบเทคโนโลยีจองพื้นที่
- Implement (เดือนที่ 2 - สัปดาห์ที่ 3 ถึง เดือนที่ 3 - สัปดาห์ที่ 2) : ดำเนินการปรับปรุงพื้นที่ทางกายภาพ จัดวางเฟอร์นิเจอร์ ติดตั้งระบบดิจิทัล และแอปพลิเคชันจองโต๊ะ พร้อมทั้งทำการสื่อสารและปฐมนิเทศพนักงานเกี่ยวกับวิธีการใช้งานออฟฟิศรูปแบบใหม่
- Measure (เดือนที่ 3 - สัปดาห์ที่ 3 - 4) : เปิดใช้งานพื้นที่อย่างเป็นทางการ พร้อมทั้งทำการติดตาม ประเมินผล ตรวจสอบค่า KPI และเก็บความคิดเห็นจากพนักงานเพื่อนำมาปรับปรุงรายละเอียดให้สมบูรณ์ และตอบโจทย์การทำงานจริงมากที่สุด
การปรับปรุง และบริหารพื้นที่สำนักงาน ในยุคปัจจุบันที่ขับเคลื่อนด้วยระบบ Hybrid Working ไม่ใช่เป็นเพียงแค่เรื่องของการลดขนาดพื้นที่เพื่อเป้าหมายในการ "ประหยัดเงิน" หรือลดค่าใช้จ่ายขององค์กรแต่เพียงอย่างเดียว หากแต่คือการออกแบบ และสร้างสรรค์ประสบการณ์การทำงานรูปแบบใหม่ที่สมบูรณ์แบบ ซึ่งสามารถตอบสนองความต้องการของบุคลากรได้อย่างรอบด้าน การจัดสรรพื้นที่อย่างมีกลยุทธ์จะช่วยกระตุ้นประสิทธิภาพการทำงาน (Productivity) ส่งเสริมความสุข และสุขภาวะที่ดีของพนักงาน (Wellness) และสอดคล้องกับนโยบายความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อม สังคม และธรรมาภิบาล (ESG) องค์กรธุรกิจที่สามารถปรับเปลี่ยนสภาพแวดล้อมทางกายภาพให้มีความยืดหยุ่น และสอดรับกับวิถีชีวิตใหม่ได้อย่างรวดเร็ว จะเป็นองค์กรที่มีความได้เปรียบในการแข่งขัน และสามารถดึงดูดบุคลากรที่มีศักยภาพสูงให้มาร่วมงานได้อย่างยั่งยืน
สำหรับองค์กรธุรกิจที่กำลังเผชิญปัญหาพื้นที่สำนักงานใช้งานไม่คุ้มค่า และต้องการเปลี่ยนผ่านสู่การทำงานยุคใหม่อย่างมืออาชีพ การได้รับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญที่มีความเข้าใจอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ จะช่วยให้เราสามารถเลือกขนาดของออฟฟิศที่เหมาะสมกับการใช้งานได้อย่างลงตัว หากคุณกำลังสนใจเช่าออฟฟิศ หรือปรับเปลี่ยนรูปแบบสู่ Flex Space ที่มีความยืดหยุ่น สามารถเข้ารับคำปรึกษา และวางแผนกลยุทธ์ร่วมกับทีมงานมืออาชีพจาก JLL ประเทศไทย เพื่อร่วมกันสร้างสรรค์พื้นที่ทำงานที่ตอบโจทย์ความสำเร็จของธุรกิจในอนาคตได้อย่างคุ้มค่า
Reference :
