การทำงานในออฟฟิศให้ราบรื่นและมีประสิทธิภาพ สภาพแวดล้อมและอุปกรณ์ก็มีส่วนสำคัญ การมีอุปกรณ์สำนักงานที่ครบครันและพร้อมใช้งานช่วยให้การจัดการงานเอกสาร การประชุม และการประสานงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาด และส่งเสริมให้พนักงานทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพ คำถามที่ว่าอุปกรณ์สํานักงานมีอะไรบ้าง จึงเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญที่ทุกองค์กรต้องวางแผนให้ดี
เครื่องใช้สำนักงาน คืออะไร?
เครื่องใช้สำนักงาน คืออุปกรณ์ที่นำมาใช้ภายในสำนักงาน ตั้งแต่อุปกรณ์พื้นฐานอย่างเฟอร์นิเจอร์ ไปจนถึงเครื่องมือเทคโนโลยีที่ เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน การจัดการข้อมูล การสื่อสาร และการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ เพื่อให้การทำงานในแต่ละวันสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี
ความสำคัญของเครื่องใช้สำนักงาน
เครื่องใช้สำนักงานเป็นเครื่องมือพื้นฐานในการขับเคลื่อนธุรกิจ หากขาดอุปกรณ์ที่จำเป็น การทำงานอาจติดขัด ล่าช้า หรือเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย นอกจากนี้อุปกรณ์ที่ดีและเหมาะสมยังช่วยส่งเสริมสุขภาพของพนักงาน เช่น เก้าอี้ Ergonomic ที่ช่วยลดอาการออฟฟิศซินโดรม ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างสุขภาพดี ทำให้พนักงานสามารถสร้างผลงานที่มีคุณภาพสูงขึ้นได้
รวม 10 อุปกรณ์สํานักงานมีอะไรบ้าง?
เครื่องใช้สํานักงานมีอะไรบ้าง รายการอุปกรณ์สำนักงานแต่ละที่อาจแตกต่างกันไปตามประเภทธุรกิจ แต่มีอุปกรณ์พื้นฐาน 10 หมวดหมู่ที่เรียกได้ว่าเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับออฟฟิศสมัยใหม่เกือบทุกแห่ง เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
1. โต๊ะทำงาน
โต๊ะทำงานคือพื้นที่หลักในการทำงาน โต๊ะทำงานควรมีขนาดที่เหมาะสม เพียงพอต่อการวางคอมพิวเตอร์และเอกสาร โดยไม่รู้สึกอึดอัด การเลือกโต๊ะที่มีฟังก์ชันเสริม เช่น ลิ้นชักเก็บของ หรือช่องร้อยสายไฟ จะช่วยให้พื้นที่ทำงานเป็นระเบียบมากขึ้น
2. เก้าอี้สำนักงาน
พนักงานใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่บนเก้าอี้ การลงทุนเก้าอี้ที่ดี โดยเฉพาะเก้าอี้เพื่อสุขภาพ (Ergonomic Chair) เก้าอี้ที่สามารถปรับระดับได้ จะช่วยรองรับสรีระที่ถูกต้องตามหลักสรีรศาสตร์ ลดอาการปวดหลังและคอ ส่งผลให้พนักงานทำงานได้อย่างมีสมาธิและสุขภาพดีในระยะยาว
3. ตู้เก็บเอกสาร
แม้เราจะเข้าสู่ยุคดิจิทัลมากขึ้น แต่เอกสารสำคัญทางบัญชี สัญญา หรือเอกสารราชการหลายอย่าง ยังจำเป็นต้องจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ ตู้เก็บเอกสารช่วยรวบรวมและจัดหมวดหมู่เอกสารให้เป็นระเบียบ ป้องกันการสูญหายหรือเสียหาย และช่วยให้การค้นหาทำได้ง่ายเมื่อจำเป็น
4. ตู้ล็อกเกอร์
ตู้ล็อกเกอร์ช่วยเก็บของใช้ส่วนตัว เช่น กระเป๋า หรืออุปกรณ์อื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานโดยตรง การมีตู้ล็อกเกอร์ช่วยให้พื้นที่ส่วนกลางและโต๊ะทำงานดูสะอาดตา เป็นระเบียบเรียบร้อย และยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับทรัพย์สินส่วนตัวของพนักงาน ลดความกังวลระหว่างปฏิบัติงาน ทำให้พนักงานโฟกัสกับงานได้เต็มที่
5. ชั้นวางของ
ชั้นวางของอเนกประสงค์ใช้จัดเก็บสิ่งของที่ต้องหยิบใช้บ่อย หรือของที่ใช้ร่วมกันในแผนก เช่น แฟ้มงานที่กำลังดำเนินการ หรืออุปกรณ์สำนักงานส่วนกลาง การมีชั้นวางที่เปิดโล่งช่วยให้มองเห็นและหยิบใช้งานได้สะดวก หรือในบางออฟฟิศ อาจใช้ชั้นวางของสำหรับวางของตกแต่ง ต้นไม้ หรือโล่รางวัล เพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน
6. อุปกรณ์เพื่อการประชุมและนำเสนอ
ห้องประชุมคือพื้นที่ส่วนกลาง ที่ใช้ในการระดมสมองและตัดสินใจงานสำคัญ อุปกรณ์เพื่อการประชุมและนำเสนออย่างไวท์บอร์ดหรือฟลิปชาร์ทสำหรับจดไอเดีย รวมถึงอุปกรณ์นำเสนอทางเทคโนโลยี เช่น โปรเจกเตอร์ จอทีวีอัจฉริยะ ระบบประชุมทางไกลที่มีกล้องและไมโครโฟนคุณภาพดี จะช่วยให้การประชุมราบรื่น ไม่เกิดปัญหาเสียงที่ติดขัด หรือภาพที่ไม่คมชัด ช่วยรองรับการทำงานแบบ Hybrid ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
7. อุปกรณ์จัดเก็บเอกสารต่าง ๆ
การทำให้โต๊ะทำงานเป็นระเบียบและพร้อมใช้งาน อุปกรณ์จัดเก็บเอกสารบนโต๊ะจึงเป็นสิ่งจำเป็น เช่น ถาดใส่เอกสาร ที่เสียบปากกา กล่องใส่คลิปหนีบกระดาษ และแฟ้มเอกสารประเภทต่าง ๆ อุปกรณ์เหล่านี้ช่วยให้เอกสารสำคัญไม่กระจัดกระจายปะปนกับเอกสารอื่น และหยิบใช้งานได้ทันที
8. อุปกรณ์เกี่ยวกับกระดาษ
สำหรับงานเอกสารยังต้องมีการใช้อุปกรณ์คู่กับกระดาษอยู่ เช่น คลิปหนีบกระดาษ เครื่องเจาะกระดาษ กรรไกร และคัตเตอร์ สิ่งเหล่านี้เป็นเครื่องมือพื้นฐานที่ช่วยในการรวบรวม ตรวจสอบ และจัดการเอกสารให้เป็นชุดเดียวกัน
9. อุปกรณ์สำนักงานเบ็ดเตล็ด
สำหรับอุปกรณ์สำนักงานเบ็ดเตล็ด เป็นของใช้จิปาถะที่ขาดไม่ได้ เช่น ปากกา ดินสอ ยางลบ ไฮไลท์ ไม้บรรทัด โพสต์อิทสำหรับจดโน้ตเตือนความจำ เทปใส กาว และสมุดจดบันทึก แม้จะเป็นของชิ้นเล็กๆ แต่หากขาดหายไปในเวลาที่ต้องการใช้งาน การทำงานก็อาจสะดุดได้ทันที
10 อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์
อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์คือ อุปกรณ์พื้นฐานที่บริษัทควรเตรียมให้พร้อม เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับพนักงานทุกคน สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ก่อนเลือกซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ควรพิจารณาอะไรบ้าง?
การจัดซื้ออุปกรณ์สำนักงานเป็นการลงทุนประเภทหนึ่ง ที่ควรมีการวางแผนค่าใช้จ่ายอย่างรอบคอบ เพื่อให้ได้ของที่ตรงตามความต้องการและคุ้มค่าที่สุด ก่อนตัดสินใจซื้อ เราควรพิจารณาปัจจัยสำคัญดังต่อไปนี้
1. เลือกตามความจำเป็น
ประเมินความต้องการใช้งานจริงของออฟฟิศก่อน ไม่จำเป็นต้องซื้อทุกอย่างตามกระแส หรือซื้อรุ่นที่มีฟังก์ชันครบถ้วนแต่ไม่ได้ใช้ การเลือกอุปกรณ์ให้ตรงตามวัตถุประสงค์ในการใช้งานจะช่วยให้ประหยัดงบประมาณและลดความซับซ้อนในการบำรุงรักษา
2. ซื้อจากแหล่งที่น่าเชื่อถือ
การเลือกซื้อจากซัพพลายเออร์หรือร้านค้าที่น่าเชื่อถือ จะช่วยสร้างความมั่นใจว่าเราจะได้สินค้าที่มีคุณภาพ เป็นของแท้ ไม่ชำรุดเสียหายง่าย โดยเฉพาะอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หรือเฟอร์นิเจอร์ราคาแพง แหล่งที่น่าเชื่อถือมักมาพร้อมกับการบริการที่ดีกว่า ทั้งการให้คำแนะนำที่ถูกต้อง และการดูแลหลังการขาย
3. คุณภาพและความทนทาน
อุปกรณ์สำนักงานถูกใช้งานอย่างหนักและต่อเนื่องทุกวัน จึงไม่ควรเลือกซื้อเพียงของราคาถูก แต่ควรเลือกอุปกรณ์ที่มีความคุ้มค่าในการใช้งาน วัสดุแข็งแรงทนทาน การประกอบที่ได้มาตรฐาน แม้จะมีราคาสูงกว่าเล็กน้อย แต่หากใช้งานได้นานกว่า 3-5 ปี ถือเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าในระยะยาว
4. คำนึงถึงงบประมาณและความคุ้มค่า
การกำหนดงบประมาณสำหรับการจัดซื้อให้ชัดเจน และเปรียบเทียบราคาจากหลาย ๆ แหล่ง จะช่วยให้ได้พิจารณาคุณสมบัติ คุณภาพ การรับประกัน และอายุการใช้งาน เทียบกับราคาที่จ่ายไป เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดในงบประมาณที่กำหนด
5. รองรับเทคโนโลยีที่ทันสมัย
สำหรับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์และไอที ควรเลือกเทคโนโลยีที่ทันสมัยและไม่ตกรุ่นเร็วจนเกินไป เพราะหากมีการอัปเดตซอฟต์แวร์ รุ่นที่รองรับเทคโนโลยีใหม่ ๆ จะช่วยให้การทำงานในอนาคตสะดวกสบายและไม่ต้องลงทุนซ้ำซ้อนในระยะเวลาอันสั้น
6. บริการหลังการขายและการรับประกัน
อุปกรณ์สำนักงานมีโอกาสชำรุดเสียหายได้เสมอ ควรเลือกสินค้าที่มีเงื่อนไขการรับประกันสินค้า หรือเลือกซื้อจากแบรนด์หรือตัวแทนจำหน่ายที่มีบริการหลังการขาย จะช่วยลดปัญหาและความยุ่งยากเมื่อเกิดการชำรุด
5 วิธีดูแลและรักษาเครื่องใช้สำนักงาน
การซื้ออุปกรณ์ที่ดีเป็นเพียงจุดเริ่มต้น การดูแลรักษาอุปกรณ์เหล่านั้นให้มีอายุการใช้งานที่ยาวนานและพร้อมใช้งานอยู่เสมอ ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน เพื่อความคุ้มค่าสูงสุดในการลงทุน เราควรมีแนวทางการบำรุงรักษาที่ชัดเจน
1. ทำความสะอาดเป็นประจำ
ความสะอาดเป็นพื้นฐานที่สำคัญที่สุด ควรมีการทำความสะอาดโต๊ะ เก้าอี้ และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์เป็นประจำเพื่อสุขอนามัยที่ดี ปัดฝุ่นที่อาจเข้าไปอุดตันในเครื่องใช้ไฟฟ้า การดูแลความสะอาดสม่ำเสมอช่วยยืดอายุการใช้งานและทำให้ออฟฟิศน่าทำงาน
2. ตรวจเช็กเครื่องใช้ว่าพร้อมใช้งานหรือไม่
ก่อนเริ่มใช้งานอุปกรณ์ โดยเฉพาะเครื่องใช้ส่วนกลาง ควรมีการตรวจเช็กเบื้องต้นว่าอยู่ในสภาพปกติหรือไม่ เพราะการตรวจเช็กก่อนใช้ ช่วยป้องกันความเสียหายที่อาจลุกลามหากยังฝืนใช้งานต่อไป และไม่ทำให้งานสะดุด
3. ถอดปลั๊กหรือปิดสวิตช์ให้เรียบร้อยหลังใช้
อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หลายชนิด เช่น คอมพิวเตอร์ จอภาพ หรือเครื่องพิมพ์ ควรปิดระบบและถอดปลั๊กหลังเลิกงาน เพื่อประหยัดพลังงาน ป้องกันความเสียหายจากไฟฟ้าลัดวงจรหรือไฟกระชากในเวลากลางคืน และยังเป็นการยืดอายุการใช้งานของอุปกรณ์เหล่านั้นด้วย
4. ซ่อมแซมหรือแก้ไขเมื่อเครื่องใช้เสียหาย
เมื่อพบว่าอุปกรณ์ชำรุดเสียหาย ควรรีบแจ้งฝ่ายอาคารหรือผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการซ่อมแซมทันที การปล่อยทิ้งไว้หรือฝืนใช้งานต่อไปอาจทำให้อาการหนักขึ้นจนซ่อมไม่ได้ หรืออาจก่อให้เกิดอุบัติเหตุที่เป็นอันตรายต่อผู้ใช้งาน
5. วางเครื่องใช้ไว้ให้ถูกที่ถูกทาง
การจัดเก็บอุปกรณ์ให้เป็นที่เป็นทางหลังใช้งานเสร็จ นอกจากจะสร้างความเป็นระเบียบเรียบร้อยแล้ว ยังช่วยป้องกันความเสียหายด้วย ที่สำคัญการจัดเก็บที่ถูกต้องช่วยให้หยิบใช้งานครั้งต่อไปได้ง่าย
เครื่องใช้สำนักงานคือปัจจัยพื้นฐานที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กร การทำความเข้าใจว่าอุปกรณ์สํานักงานมีอะไรบ้าง และจัดเตรียมให้ครบถ้วน ช่วยสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพและส่งเสริมสุขภาพที่ดีของพนักงาน อย่างไรก็ตาม การมีอุปกรณ์ที่ครบครันเป็นเพียงครึ่งแรก อีกครึ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือการดูแลรักษาและใช้งานอย่างถูกวิธี เพื่อยืดอายุการใช้งานและสร้างความคุ้มค่าสูงสุดให้แก่องค์กรในระยะยาว
นอกจากการมีเครื่องใช้สำนักงานที่ครบครัน พร้อมใช้งานแล้ว การมีออฟฟิศที่เดินทางสะดวก ตั้งอยู่ในทำเลที่เข้าถึงง่าย ยังช่วยทำให้พนักงานไม่ต้องเสียเวลาในการเดินทาง สำหรับองค์กรใดที่กำลังมองหาออฟฟิศที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ
JLL Thailand พร้อมค้นหาพื้นที่ออฟฟิศ อาคารสำนักงานให้เช่าที่มีขนาดเหมาะสม หากสนใจสามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ property.jll หรือ โทร 02 624 6471
