หลายธุรกิจมักให้ความสำคัญกับการควบคุมงบประมาณหลัก เช่น เงินเดือนพนักงาน ค่าเช่า หรือการลงทุนในเครื่องจักรขนาดใหญ่ แต่บ่อยครั้งที่ต้นทุนแฝงขนาดเล็กถูกมองข้ามไป ต้นทุนเหล่านั้นคือค่าใช้จ่ายที่เกิดจากวัสดุสิ้นเปลืองและอุปกรณ์สิ้นเปลืองในสำนักงาน การใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้ เมื่อรวมเข้าด้วยกันตลอดทั้งปี ก็สามารถกลายเป็นเงินจำนวนมาก ที่ผลาญงบประมาณอย่างเงียบ ๆ การเข้าใจและบริหารจัดการ วัสดุเหล่านี้จึงเป็นกุญแจสำคัญในการทำ Cost Optimization ให้กับองค์กรได้
วัสดุสิ้นเปลือง (Supplies) คืออะไร?
วัสดุสิ้นเปลือง คือ วัสดุ อุปกรณ์ หรือสิ่งของที่ใช้เพื่อดำเนินงานขององค์กร ปกติจะมีอายุการใช้งานสั้น ใช้แล้วหมดไป หรือแปรสภาพไปในระยะเวลาสั้น ๆ ซึ่งถูกจัดเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนและเป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เช่น กระดาษ หมึกพิมพ์ เครื่องเขียน น้ำยาทำความสะอาด รวมค่าสมาชิกของซอฟต์แวร์ที่ต้องจ่ายรายเดือนหรือรายปีก็รวมด้วยเช่นกัน
วัสดุสิ้นเปลืองสำคัญอย่างไร?
แม้วัสดุเหล่านี้จะมีราคาไม่แพง แต่ก็สำคัญต่อการทำงานในชีวิตประจำวันของพนักงานทุกคน และเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ องค์กรที่มีประสิทธิภาพต้องมีการจัดหาเครื่องใช้สำนักงานที่เพียงพอและพร้อมใช้งานอยู่เสมอ หากขาดแคลนก็จะส่งผลกระทบต่อความต่อเนื่องในการทำงานทันที ดังนั้น การบริหารจัดการที่ดีจึงไม่ได้มีแค่ผลต่อการประหยัดงบ แต่ยังรวมถึงการรักษาประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรด้วย
10 รายการอุปกรณ์สิ้นเปลืองที่ใช้บ่อยและกินงบแบบไม่รู้ตัว
ทุก ๆ ออฟฟิศ ไม่ว่าจะขนาดเล็กหรือใหญ่ ต้องมีการใช้อุปกรณ์และวัสดุที่จำเป็นต่อการทำงาน ซึ่งหลายรายการมีการใช้จ่ายบ่อยและมีมูลค่าสูงกว่าที่คาดคิด เรามาดู 10 รายการที่มักผลาญงบประมาณสำนักงานโดยไม่รู้ตัว
1. กระดาษพรินต์ / กระดาษ A4
กระดาษ A4 เป็นวัสดุสิ้นเปลืองที่ถูกใช้มากที่สุดในสำนักงาน เป็นวัสดุที่ใช้งานอย่างสิ้นเปลือง จากการพิมพ์งานที่ไม่จำเป็น การพิมพ์ซ้ำ หรือการพิมพ์เพื่ออ่านเพียงครั้งเดียว ซึ่งส่งผลให้ปริมาณการสั่งซื้อสูง แต่ในปัจจุบันหลาย ๆ บริษัทลดงบประมาณส่วนนี้ด้วยการเปลี่ยนมาใช้เอกสารดิจิทัล (Paperless) ในการทำงานและการอนุมัติเอกสารให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้
2. หมึกพรินเตอร์ / ตลับหมึก
หมึกพรินเตอร์หรือตลับหมึกถือเป็นอุปกรณ์ที่สิ้นเปลืองพอ ๆ กับการใช้กระดาษ ซึ่งมีต้นทุนสูงมาก โดยเฉพาะตลับหมึกของเครื่องพิมพ์เลเซอร์ หรือเครื่องพิมพ์แบบ On-Demand (OD) ที่มีการพิมพ์งานสีจำนวนมาก การลดงบประมาณส่วนนี้มาพร้อมกับการลดการใช้กระดาษ หรือ เปลี่ยนมาใช้เครื่องพิมพ์ที่มีต้นทุนการพิมพ์ต่อแผ่น ที่เหมาะสมกับปริมาณงานจริงของสำนักงาน
3. ปากกา ดินสอ และอุปกรณ์เครื่องเขียน
ปากกา ดินสอ และอุปกรณ์เครื่องเขียน เป็นอุปกรณ์ที่มีราคาต่อหน่วยไม่แพง แต่เกิดการสิ้นเปลืองสูงเนื่องจาก หายง่าย พนักงานเก็บไว้ที่ส่วนตัวและถูกสั่งซื้อทดแทนบ่อยครั้ง ทำให้ยอดรวมการสั่งซื้อสูงเกินความจำเป็น การปรับมาใช้โปรแกรมโน้ตแบบออนไลน์ หรือจำกัดการเบิกจ่ายก็จะช่วยประหยัดได้
4. กระดาษโน้ต / Sticky Notes
กระดาษโน้ตและ Sticky Notes เป็นวัสดุที่มีความสิ้นเปลืองที่สะดวกต่อการใช้งาน ใช้ได้ครั้งเดียวแล้วทิ้งเลย บริษัทจึงต้องมีการซื้อเติมสต๊อกอยู่ตลอดเวลา โดยเฉพาะเมื่อพนักงานมีนิสัยชอบจดบันทึกบนโต๊ะทำงาน การจัดการปัญหานี้ควรเริ่มจากการส่งเสริมให้พนักงานใช้ระบบจดงานออนไลน์ หรือแอปพลิเคชันบันทึกข้อความ แทนการใช้กระดาษโน้ตสำหรับการบันทึกที่ไม่ใช่เรื่องด่วน
5. แฟ้มเอกสาร + คลิปต่าง ๆ
แฟ้มเอกสาร ห่วงร้อย และคลิปหนีบต่าง ๆ เป็นอุปกรณ์สิ้นเปลือง ที่ต้องซื้อทดแทนบ่อยครั้งจากการใช้งานหนัก การจัดเก็บที่ไม่เป็นระเบียบ หรือการแยกแฟ้มสำหรับงานใหม่ ๆ ที่อาจซ้ำซ้อนกัน การเปลี่ยนรูปแบบการจัดเก็บมาเป็นเอกสารแบบดิจิทัล ลดความจำเป็นในการจัดทำแฟ้มแบบกระดาษ และพิจารณาการใช้ระบบจัดเก็บเอกสารส่วนกลางที่นำกลับมาใช้ซ้ำได้ ก็จะช่วยลดต้นทุนแฝงส่วนนี้ได้
6. ถุงขยะและอุปกรณ์ทำความสะอาด
ปริมาณการใช้ถุงขยะ น้ำยาทำความสะอาด และผ้าเช็ดต่าง ๆ ในออฟฟิศขนาดใหญ่มักจะมีต้นทุนที่สูง หากออฟฟิศส่งเสริมนโยบายลดการใช้พลาสติก รวมถึงการเลือกใช้ถุงขยะที่มีขนาดเหมาะสมกับถังขยะในแต่ละจุดก็จะช่วยลดค่าใช้จ่ายส่วนนี้ลงได้
7. น้ำดื่มและเครื่องดื่มในออฟฟิศ
น้ำดื่มบรรจุขวด กาแฟ ซองชา หรือเครื่องดื่มอื่น ๆ เป็นหนึ่งในวัสดุสิ้นที่องค์กรมักจะลืมนับรวมในงบสำนักงาน เพราะถูกมองเป็นสวัสดิการ แต่หากมีการบริโภคสูง ยอดรวมรายเดือนจะสูงมาก การจัดการปัญหานี้ควรเริ่มจากการวางแผนสั่งซื้อแบบเหมาในปริมาณมากเพื่อได้ราคาต่อหน่วยที่ถูกลง หรือพิจารณาติดตั้งเครื่องกรองน้ำคุณภาพสูงเพื่อลดค่าใช้จ่ายในการซื้อน้ำบรรจุขวด
8. กระดาษทิชชู / กระดาษเช็ดมือ
กระดาษทิชชูและกระดาษเช็ดมือถูกใช้ตลอดทั้งในครัวและห้องน้ำ การใช้ปริมาณมากเกินความจำเป็นส่งผลให้ต้องเติมสต๊อกถี่ การลดค่าใช้จ่ายส่วนนี้ควรเลือกใช้กระดาษทิชชูแบบม้วนใหญ่ หรือกระดาษเช็ดมือแบบดึงทีละแผ่น และตั้งนโยบายกระตุ้นการใช้ทรัพยากรเหล่านี้เท่าที่จำเป็น
9. ถ่านแบตเตอรี่สำหรับเมาส์ คีย์บอร์ด อุปกรณ์สำนักงาน
หลายออฟฟิศยังคงใช้อุปกรณ์สำนักงานที่ใช้พลังงานจากถ่านแบตเตอรี่แบบใช้แล้วทิ้ง การเปลี่ยนไปใช้ถ่านแบบชาร์จได้ หรือใช้ได้นานสามารถช่วยลดต้นทุนแฝง เพื่อลดการซื้อถ่านใหม่ซ้ำ ๆ และลดปริมาณขยะอิเล็กทรอนิกส์ได้ด้วย
10. ค่าซอฟต์แวร์รายเดือนที่ไม่ได้ใช้งานเต็มประสิทธิภาพ
ค่า Subscribe ซอฟต์แวร์รายเดือน/รายปี แม้จะไม่ใช่อุปกรณ์ที่จับต้องได้ แต่หากทีมงานไม่ได้ใช้งานเต็มประสิทธิภาพ ก็นับว่าเป็นวัสดุสิ้นเปลืองที่จ่ายโดยที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์ ดังนั้นองค์กรควรมีการตรวจสอบรายการ Subscription ทุกไตรมาส เพื่อลดการใช้งานแพลน(ลบทิ้งแล้วความหมายน่าจะดีกว่าค่ะ)ที่ไม่คุ้มค่า
วิธีบริหารอุปกรณ์สิ้นเปลืองให้คุ้มค่าในออฟฟิศ
การบริหารจัดการวัสดุอย่างมีระบบจะช่วยให้องค์กรควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดีขึ้น และมั่นใจว่ามีอุปกรณ์พร้อมใช้เสมอ
- ตั้งระบบเบิกอุปกรณ์ : การกำหนดให้พนักงานต้องเบิกวัสดุจากผู้ดูแลสต๊อก และมีการบันทึกการเบิกจ่าย จะช่วยสร้างความตระหนักในการใช้ และติดตามปริมาณการใช้จริงได้
- ทำสต๊อกขั้นต่ำ จุดสั่งซื้อใหม่ : กำหนดปริมาณสต๊อกขั้นต่ำที่จำเป็นต้องมี เพื่อป้องกันการขาดแคลน และกำหนดจุดสั่งซื้อใหม่เพื่อไม่ให้สต๊อกมากเกินไปจนเงินทุนจม
- เปลี่ยนมาใช้เอกสารดิจิทัล : ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงาน เช่น ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ (e-Signature) และการประชุมที่ไม่ต้องพิมพ์วาระการประชุม ช่วยลดการใช้กระดาษและหมึกพิมพ์
- ส่งเสริมนโยบายลดการใช้ทรัพยากร : ออกนโยบายส่งเสริมการใช้วัสดุอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การพิมพ์สองหน้า การใช้โหมดขาวดำ และการปิดไฟเมื่อออกจากห้อง
- สั่งซื้อแบบเหมาช่วงยาวเพื่อลดต้นทุน : เมื่อคำนวณปริมาณการใช้ประจำปีแล้ว ควรสั่งซื้อแบบเหมา เพื่อซื้อในราคาที่ถูกลง หรือเลือกสั่งในวัน Double Day ที่มีโปรโมชัน เพื่อรับส่วนลดเพิ่มเติม
- ตรวจสอบ Vendor เพื่อเปรียบเทียบราคา : ไม่ควรยึดติดกับผู้จำหน่ายรายเดียว เราควรมีการเปรียบเทียบราคาและคุณภาพจากหลาย Vendor เพื่อสินค้าคุณภาพดีในราคาคุ้มค่า
- ใช้เครื่องใช้สำนักงานที่ประหยัดพลังงาน : การลงทุนในเครื่องพิมพ์ที่มีเทคโนโลยีประหยัดหมึก หรือหลอดไฟ LED ในสำนักงาน ช่วยลดค่าใช้จ่ายในระยะยาวได้
นอกจากนี้ การลงทุนในโครงสร้างพื้นฐานของอาคารก็เป็นอีกหนึ่งกลยุทธ์สำคัญ JLL ประเทศไทย เราให้ความสำคัญกับการบริหารจัดการอาคารอย่างยั่งยืน โดยมีอาคารสำนักงานจำนวนมากที่ได้รับการรับรองมาตรฐานสากล เช่น LEED ซึ่งการปรับปรุงอาคารสำนักงานให้เป็นอาคารสมัยใหม่ หรือการเลือกใช้พื้นที่สำนักงานที่มีระบบ Smart Building Technology เช่น ระบบไฟอัจฉริยะ และระบบการจัดการพื้นที่ที่ทันสมัย (Occupancy Sensor) ที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม สามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายวัสดุสิ้นเปลืองและค่าสาธารณูปโภคได้ ช่วยเสริมให้การควบคุมงบประมาณเป็นไปอย่างครบวงจร
การคุมงบสำนักงานในยุคค่าใช้จ่ายสูงขึ้น
ด้วยภาวะเศรษฐกิจที่สินค้ามีราคาสูงขึ้น ทำให้ต้นทุนการดำเนินงานต่าง ๆ ปรับตัวสูงขึ้น การวิเคราะห์ต้นทุนแฝงในสำนักงานจึงช่วยลดค่าใช้จ่ายลงได้ องค์กรควรทำ Budget Control และ Cost Optimization โดยเริ่มต้นจากการหารายการใช้จ่ายที่ไม่เกิดประโยชน์ หาจุดรั่วไหลของงบประมาณและวางแผนการใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ผลลัพธ์จากการควบคุมงบประมาณวัสดุสิ้นเปลืองอย่างมีระบบและต่อเนื่องสามารถช่วยให้องค์กรลดค่าใช้จ่ายโดยรวมได้ถึง 10–30% โดยไม่กระทบต่อคุณภาพงานหรือประสิทธิภาพของพนักงาน
วัสดุสิ้นเปลือง และอุปกรณ์สิ้นเปลือง ในสำนักงาน เป็นต้นทุนแฝงที่รวมกันแล้วมีมูลค่าสูงมาก 10 รายการที่เราแนะนำไปเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญในการตรวจสอบและควบคุมงบประมาณขององค์กร หากองค์กรเริ่มจากการตรวจสอบปริมาณการใช้จริง ตั้งนโยบายการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ และใช้เทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาทดแทนวัสดุแบบดั้งเดิม การดำเนินการเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรสามารถคุมงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในระยะยาว
นอกจากความคุ้มค่าด้านวัสดุอุปกรณ์แล้ว JLL ประเทศไทย ยังมีออฟฟิศที่เน้นความยั่งยืน (Sustainability) และมีนวัตกรรมประหยัดพลังงานระดับมาตรฐานสากล เพื่อช่วยให้องค์กรของคุณลดค่าใช้จ่ายด้านสาธารณูปโภคได้อย่างยั่งยืนและเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมในระยะยาว สำหรับที่กำลังมองหาออฟฟิศใหม่ ที่เน้นการประหยัดพลังงาน สามารถติดต่อเพิ่มเติมโทร.02 624 6471
Reference :
