Service Office ออฟฟิศสำเร็จรูปคือ? มีข้อดี-ข้อเสียอย่างไร เหมาะกับใคร

การเริ่มต้นธุรกิจใหม่หรือการขยายสาขา มาพร้อมกับภาระค่าใช้จ่ายจำนวนมาก โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายด้านสถานที่ Service Office หรือออฟฟิศสำเร็จรูปจึงกลายเป็นทางเลือกที่ตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่ ที่ต้องการความคล่องตัวและควบคุมต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ บทความนี้จะชวนไปรู้จักว่า Service Office คืออะไร มีข้อดี-ข้อเสียอย่างไร และเหมาะกับธุรกิจแบบใด

สำนักงานสำเร็จรูป (Service Office) คืออะไร?

Service Office คือ รูปแบบสำนักงานให้เช่า ที่ผู้ให้บริการได้จัดเตรียมทุกอย่างไว้พร้อมสำหรับการทำงาน เราสามารถหิ้วคอมพิวเตอร์และนำทีมงานเข้าใช้บริการ เริ่มต้นธุรกิจได้เลย โดยค่าบริการมักจะรวมทุกอย่างไว้ในบิลเดียว ทั้งเฟอร์นิเจอร์ โต๊ะ เก้าอี้ อินเทอร์เน็ตความเร็วสูง ค่าน้ำ ค่าไฟ และบริการส่วนกลางครบวงจร

ประเภทของสำนักงานสำเร็จรูป (Service Office) มีอะไรบ้าง?

แม้ว่าแนวคิดหลักของสำนักงานสำเร็จรูปคือความสะดวกสบาย แต่ก็มีการแบ่งประเภทย่อยเพื่อตอบสนองความต้องการใช้งานที่แตกต่างกัน โดยทั่วไปเราสามารถแบ่งได้ดังนี้

เช่าสำนักงานสำเร็จรูป (Service Office) แบบมีห้องส่วนตัว

สำนักงานสำเร็จรูปแบบมีห้องส่วนตัว คือรูปแบบที่ได้รับความนิยมมากที่สุด เพราะจะได้พื้นที่ห้องทำงานที่มีความเป็นส่วนตัว ช่วยสร้างสมาธิในการทำงานได้ดี องค์กรสามารถสร้างวัฒนธรรมของตัวเองได้ในพื้นที่นี้ แต่ยังคงสามารถเข้าถึงและใช้ประโยชน์จากพื้นที่ส่วนกลางและบริการทั้งหมดที่ผู้ให้บริการจัดหาไว้ให้ เช่น ห้องประชุม พนักงานต้อนรับ และห้องครัว

เช่าสำนักงานสำเร็จรูปแบบใช้พื้นที่ทำงานแบบร่วมกัน (Share Office)

การเช่าสำนักงานสำเร็จรูปแบบใช้พื้นที่ทำงานแบบร่วมกัน คือการเช่าโต๊ะทำงานประจำในพื้นที่เปิดโล่ง แม้จะไม่ได้ห้องส่วนตัว แต่เราจะได้โต๊ะและเก้าอี้ที่ระบุไว้สำหรับเราโดยเฉพาะ สามารถตั้งคอมพิวเตอร์และเก็บของส่วนตัวไว้ได้ เหมาะสำหรับฟรีแลนซ์ หรือธุรกิจขนาดเล็ก 1-2 คน ที่ต้องการที่นั่งทำงานประจำในทำเลที่ดี โดยมีค่าใช้จ่ายที่ประหยัดกว่าห้องส่วนตัว และยังได้ใช้บริการของสำนักงานสำเร็จรูปได้อย่างเต็มรูปแบบ

เช่าสำนักงานสำเร็จรูปแบบรายวัน (Co-Working Space)

Co-Working Space เป็นสำนักงานสำเร็จรูป รูปแบบหนึ่งที่ไม่มีโต๊ะทำงานประจำ แต่เราจ่ายค่าบริการเป็นรายวันหรือรายเดือน เพื่อสิทธิ์ในการเข้าใช้พื้นที่ส่วนกลาง และเลือกนั่งทำงานตรงจุดไหนก็ได้ที่ว่างในโซนที่กำหนด เหมาะสำหรับฟรีแลนซ์ที่ต้องการเปลี่ยนบรรยากาศ หรือบริษัทที่ใช้ระบบ Hybrid Working ที่พนักงานไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศทุกวัน

ข้อดี และ ข้อเสีย ของการใช้ Serviced Office

การตัดสินใจเลือกใช้ Service Office ควรพิจารณาทั้งข้อดีและข้อจำกัด เพื่อให้มั่นใจว่าตอบโจทย์ธุรกิจของเราจริง ๆ

ข้อดี

• มีความยืดหยุ่น ไม่ต้องทำสัญญาเช่าระยะยาว
• ต้นทุนเริ่มต้นต่ำ ไม่ต้องใช้เงินลงทุนก้อนโตในการออกแบบออฟฟิศ จ่ายเพียงค่าบริการรายเดือน
• สามารถย้ายเข้าทำงานได้ทันที ช่วยให้ธุรกิจไม่พลาดโอกาสสำคัญ
• ทำเลที่ตั้งอยู่ในย่านธุรกิจสำคัญ (CBD) ช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่น่าเชื่อถือให้กับบริษัท 
• บริการครบวงจร ทำให้ควบคุมค่าใช้จ่ายได้ง่าย ไม่ต้องกังวลกับบิลยิบย่อย
• มีพนักงานส่วนกลางคอยให้บริการงานรับโทรศัพท์และดูแลแขกในนามบริษัท พนักงาน IT Support และบริการจัดการจดหมาย/พัสดุ
• สามารถขยาย/ลดขนาดทีมได้ง่าย

ข้อเสีย

• มีข้อจำกัดในการปรับแต่งออฟฟิศ ต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบของผู้ให้บริการ
• การใช้พื้นที่ส่วนกลางร่วมกันอาจต้องรอคิวใช้ห้องประชุมในช่วงเวลาเร่งด่วน หรืออาจรู้สึกขาดความเป็นส่วนตัวเมื่อใช้พื้นที่ส่วนกลาง
• วัฒนธรรมองค์กรที่ไม่ชัดเจน สร้างวัฒนธรรมองค์กรยากกว่าการมีออฟฟิศเป็นของตัวเอง
• พื้นที่สำนักงานสำเร็จรูปมักถูกออกแบบให้ใช้ประโยชน์ได้สูงสุด อาจทำให้รู้สึกค่อนข้างแออัดเมื่อเทียบกับออฟฟิศทั่วไป

สำนักงานสำเร็จรูป (Service Office) เหมาะกับใคร

ด้วยคุณสมบัติเด่นเรื่องความคล่องตัว บริการครบครัน และต้นทุนเริ่มต้นต่ำ ทำให้สำนักงานสำเร็จรูปเป็นตัวเลือกที่เหมาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่หลากหลาย

• บริษัทเปิดใหม่

สำหรับบริษัทที่เพิ่งเริ่มต้น การลดความเสี่ยงและประหยัดเงินทุนก้อนแรกคือสิ่งสำคัญที่สุด Service Office คือ ตัวเลือกที่ช่วยให้บริษัทมีที่อยู่จดทะเบียนที่น่าเชื่อถือในอาคารสำนักงานทันที โดยไม่ต้องลงทุนตกแต่งหรือทำสัญญาระยะยาว ทำให้สามารถนำเงินทุนไปหมุนเวียนในส่วนอื่นที่สำคัญกว่าได้

• บริษัท Start Up

ธุรกิจสตาร์ทอัพมีการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว อาจเริ่มต้นด้วยพนักงาน 5 คน และขยายเป็น 20 คน ภายใน 6 เดือน หรืออาจต้องรัดเข็มขัดลดขนาดทีม การเช่าสำนักงานสำเร็จรูปที่มีความยืดหยุ่นช่วยให้สตาร์ทอัพสามารถขยายหรือลดพื้นที่เช่าได้ตามสถานการณ์จริง โดยไม่ต้องติดสัญญา 3 ปี ทำให้คล่องตัวต่อการระดมทุนและการเติบโต

• บริษัทที่มีการขยายตัวสูง

บริษัทขนาดกลางหรือใหญ่ที่กำลังขยายตัวอย่างรวดเร็ว อาจใช้สำนักงานสำเร็จรูปเป็นสำนักงานสาขาในทำเลใหม่ หรือใช้เป็นพื้นที่ชั่วคราวสำหรับทีมที่ขยายตัว เพื่อทดสอบตลาดหรือรองรับพนักงานใหม่ ก่อนที่จะตัดสินใจลงทุนสร้างออฟฟิศแห่งใหม่

• บริษัทที่กำลังย้ายออฟฟิศ

กระบวนการย้ายออฟฟิศหลักมักเกิดความไม่แน่นอน เช่น ออฟฟิศใหม่ยังตกแต่งไม่เสร็จ แต่ออฟฟิศเก่าหมดสัญญาเช่าแล้ว การเช่าออฟฟิศสำเร็จรูปเป็นออฟฟิศสำรองระยะสั้น 1-3 เดือน เพื่อให้การดำเนินงานของธุรกิจเป็นไปอย่างต่อเนื่อง ไม่หยุดชะงักระหว่างการย้ายสถานที่

• บริษัทที่ได้รับงาน Project ระยะสั้นจากลูกค้า

บริษัทที่มีการรวมตัวเฉพาะกิจ มีโปรเจกต์ระยะสั้นที่ต้องทำร่วมกัน การเช่าออฟฟิศสำเร็จรูปช่วยให้สามารถตั้งทีมทำงานเฉพาะกิจได้ทันที และเมื่อโปรเจกต์จบก็สามารถยกเลิกสัญญาได้เลย โดยไม่ต้องแบกรับภาระค่าเช่าพื้นที่ว่างเปล่า ถือว่าคุ้มค่ากว่าการเช่าออฟฟิศทั่วไป

เปรียบเทียบความต่างของสำนักงานแบบดั้งเดิม (Traditional Office) กับสำนักงานพร้อมให้บริการ (Serviced Office)

ความแตกต่างระหว่างออฟฟิศแบบดั้งเดิม กับสำนักงานพร้อมให้บริการคือ ความยืดหยุ่นและภาระผูกพัน ออฟฟิศแบบดั้งเดิมเป็นการเช่าพื้นที่เปล่า เราต้องทำสัญญาระยะยาว และต้องลงทุนกับออฟฟิศในช่วงเริ่มต้น ซึ่งใช้เวลานานหลายเดือนกว่าจะพร้อมใช้งาน นอกจากนี้ เรายังต้องบริหารจัดการค่าใช้จ่ายจุกจิกรายเดือน เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าแม่บ้าน และค่าอินเทอร์เน็ตเองทั้งหมด

ในทางกลับกันสำนักงานสำเร็จรูปมีสัญญาเช่ามีความยืดหยุ่นสูง ทำให้มีความคล่องตัว และแทบไม่ต้องใช้เงินลงทุนเริ่มต้น เพราะมีทุกอย่างเตรียมไว้ให้แล้ว ทั้งโต๊ะ เก้าอี้ อินเทอร์เน็ต และสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน ที่สำคัญค่าใช้จ่ายรวมค่าบริการทุก ๆ อย่างไว้แล้ว ทำให้ควบคุมงบประมาณได้ง่าย แม้ว่าสำนักงานสำเร็จรูปจะให้อิสระในการปรับแต่งพื้นที่น้อยกว่า แต่ก็ช่วยลดความเสี่ยงและภาระในการบริหารจัดการไปได้

สิ่งที่ควรรู้ก่อนใช้บริการ Serviced Office

• รวมบริการอะไรบ้าง สอบถามให้ชัดเจนว่าค่าเช่ารายเดือนครอบคลุมอะไรบ้าง เพื่อที่จะได้เลือกได้อย่างเหมาะสมกับรูปแบบงาน
• ค่าใช้จ่ายแฝง ระวังค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น ค่าบริการแอร์นอกเวลาทำการ ค่าธรรมเนียมการใช้ที่จอดรถ หรือค่ากาแฟ/เครื่องดื่ม
• สภาพแวดล้อมและชุมชน ก่อนเช่าสถานที่จริง ควรลองใช้บัตรทดลองก่อนตัดสินใจ เพื่อดูว่าบรรยากาศการทำงานจริงเป็นอย่างไร เสียงดังไปหรือไม่ เหมาะกับองค์กรไหม
• เวลาทำการและระบบความปลอดภัย เราสามารถเข้า-ออกออฟฟิศได้ 24/7 หรือไม่? ระบบรักษาความปลอดภัยเป็นอย่างไร
• เงื่อนไขการยกเลิกหรือขยายสัญญา ตรวจสอบรายละเอียดในสัญญาให้ชัดเจนว่า หากต้องการย้ายออกก่อนกำหนด หรือต้องการขยายพื้นที่มีขั้นตอนและค่าปรับอย่างไร

Service Office คือ ทางออกสำหรับธุรกิจยุคใหม่ ที่ต้องการความคล่องตัวสูงและต้องการลดความเสี่ยงจากภาระผูกพันระยะยาว แม้ว่าค่าใช้จ่ายรายเดือนอาจดูสูงกว่า แต่เมื่อพิจารณาถึงการประหยัดต้นทุนเริ่มต้น และความสะดวกสบายจากบริการครบวงจรที่ได้รับ Service Office ช่วยให้เราสามารถเปลี่ยนค่าใช้จ่ายก้อนโตไปเป็นค่าใช้จ่ายอื่นที่จำเป็นได้ 

สำหรับธุรกิจสตาร์ทอัพ SME หรือองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการสำนักงานสำหรับโปรเจกต์สั้น JLL ประเทศไทย สามารถหา Service Office ในหลากหลายทำเล หลายขนาด ให้คุณได้ หากสนใจสามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ property.jll หรือ โทร 02 624 6471