Hybrid Workplace คืออะไร? พร้อมวิธีออกแบบพื้นที่ทำงานยุคใหม่

Hybrid Workplace คือการออกแบบและจัดการพื้นที่สำนักงานให้รองรับการทำงานแบบไฮบริด ที่พนักงานสลับกันเข้าออฟฟิศและทำงานนอกสถานที่ ทำให้ออฟฟิศไม่จำเป็นต้องมีโต๊ะประจำสำหรับทุกคนเหมือนเดิม แต่เปลี่ยนเป็นพื้นที่ที่ยืดหยุ่น เน้นการทำงานร่วมกัน การประชุม และการเชื่อมต่อระหว่างคนในออฟฟิศกับคนที่ทำงานทางไกล บทความนี้จะพาไปดูว่าการออกแบบพื้นที่ Hybrid Workplace ที่ดีควรมีองค์ประกอบอะไรบ้าง ตั้งแต่การวางผังโซน การเลือกเฟอร์นิเจอร์ เทคโนโลยีในห้องประชุม ไปจนถึงการเลือกอาคารที่ตอบโจทย์ ส่วนใครที่อยากเข้าใจเรื่องรูปแบบการทำงาน เวลา และการบริหารทีมแบบไฮบริด

Hybrid Workplace กับ Hybrid Working ต่างกันอย่างไร?

หลายคนใช้สองคำนี้สลับกัน แต่จริง ๆ แล้วมองคนละด้านของเรื่องเดียวกัน Hybrid Working คือ “รูปแบบการทำงาน” ที่ว่าด้วยใครทำงานที่ไหน เมื่อไหร่ และองค์กรบริหารคนแบบผสมผสานอย่างไร ส่วน Hybrid Workplace คือ “ตัวพื้นที่ทำงาน” ที่ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับรูปแบบการทำงานแบบนั้นโดยเฉพาะ พูดง่าย ๆ คือ Hybrid Working เป็นนโยบาย ส่วน Hybrid Workplace เป็นสถานที่จริงที่ทำให้นโยบายนั้นใช้งานได้ องค์กรที่ประกาศนโยบายไฮบริดแต่ยังใช้ออฟฟิศหน้าตาเดิมที่มีโต๊ะประจำเต็มห้อง มักพบว่าพื้นที่ถูกใช้งานไม่คุ้ม การออกแบบ Hybrid Workplace จึงเป็นอีกครึ่งที่ขาดไม่ได้

ออฟฟิศแบบ Hybrid Workplace ต่างจากออฟฟิศแบบเดิมอย่างไร?

ออฟฟิศแบบเดิมยึดกับโต๊ะประจำตัวแบบหนึ่งโต๊ะต่อหนึ่งคน พื้นที่ส่วนใหญ่จึงถูกใช้ไปกับที่นั่งที่ว่างเปล่าในวันที่พนักงานไม่ได้เข้า ขณะที่ Hybrid Workplace ออกแบบโดยตั้งต้นจาก “กิจกรรม” มากกว่า “ที่นั่ง” จึงลดสัดส่วนโต๊ะประจำลง แล้วเปลี่ยนพื้นที่ที่ได้คืนมาเป็นโซนทำงานร่วมกัน ห้องประชุม และมุมที่รองรับการประชุมออนไลน์ ผลลัพธ์คือพื้นที่เท่าเดิมแต่รองรับกิจกรรมได้หลากหลายขึ้น และตอบโจทย์วันที่คนเข้าออฟฟิศไม่เท่ากันในแต่ละวัน

หลักการออกแบบพื้นที่ Hybrid Workplace

การออกแบบที่ดีไม่ได้เริ่มจากการซื้อเฟอร์นิเจอร์ใหม่ แต่เริ่มจากการเข้าใจพฤติกรรมการใช้งานจริง แล้ววางหลักการเหล่านี้

ออกแบบตามกิจกรรม (Activity-Based Working)

แทนที่จะให้ทุกคนนั่งโต๊ะเดียวทั้งวัน ABW คือการจัดพื้นที่ให้พนักงานเลือกที่นั่งตามลักษณะงาน เช่น โซนเงียบสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิ โต๊ะรวมสำหรับงานที่ต้องคุยกันบ่อย และห้องประชุมสำหรับงานกลุ่ม แนวคิดนี้ทำงานควบคู่กับระบบโต๊ะหมุนเวียน

ลดโต๊ะประจำ เพิ่มพื้นที่ส่วนกลาง

เมื่อพนักงานไม่ได้เข้าครบทุกคนทุกวัน องค์กรจำนวนมากจึงใช้สัดส่วนโต๊ะต่อพนักงานน้อยกว่า 1 ต่อ 1 โดยอ้างอิงจากยอดผู้เข้าใช้งานจริงเฉลี่ย พื้นที่ที่ประหยัดได้นำไปทำโซนทำงานร่วมกันและพื้นที่พักผ่อนที่ช่วยดึงให้คนอยากเข้าออฟฟิศ

เฟอร์นิเจอร์ยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนได้

เลือกโต๊ะและเฟอร์นิเจอร์แบบ Modular ที่ขยับ พับ หรือจัดกลุ่มใหม่ได้ง่าย เพื่อให้พื้นที่เดียวปรับใช้ได้หลายแบบโดยไม่ต้องรีโนเวตใหม่ทุกครั้งที่รูปแบบงานเปลี่ยน

ใส่ใจสุขภาวะและธรรมชาติ

แสงธรรมชาติ การระบายอากาศที่ดี และพื้นที่สีเขียวช่วยให้วันที่เข้าออฟฟิศมีคุณภาพ ทำให้พนักงานรู้สึกว่าการเดินทางมาคุ้มค่า ซึ่งเป็นหัวใจของการดึงคนกลับเข้าพื้นที่

โซนและประเภทพื้นที่ที่ Hybrid Workplace ควรมี

หัวใจของการออกแบบไฮบริดคือการแบ่งพื้นที่ตามกิจกรรม ไม่ใช่ตามแผนก โดยทั่วไปควรมีโซนเหล่านี้

โซนสมาธิ (Focus / Quiet Zone) ที่นั่งเงียบสำหรับงานที่ต้องการสมาธิสูง แยกจากเสียงรบกวน
โซนทำงานร่วมกัน (Collaboration Zone) พื้นที่เปิดสำหรับระดมสมองและทำงานเป็นทีมแบบไม่เป็นทางการ
ห้องประชุมไฮบริด (Hybrid Meeting Room) ห้องที่ติดตั้งกล้อง ไมโครโฟน และจอคุณภาพดี เพื่อให้คนในห้องกับคนที่ต่อออนไลน์ประชุมร่วมกันได้อย่างเท่าเทียม
ห้องโทรศัพท์/บูธเดี่ยว (Phone Booth) มุมปิดขนาดเล็กสำหรับประชุมออนไลน์ส่วนตัวโดยไม่รบกวนคนอื่น
โซนโต๊ะหมุนเวียน (Hot Desk) ที่นั่งที่ใครเข้ามาก็จองใช้ได้ ลดโต๊ะที่ว่างเปล่า
พื้นที่ส่วนกลางและแพนทรี (Common Space) จุดพักผ่อนและพบปะที่ช่วยสร้างปฏิสัมพันธ์ในวันที่คนเข้าออฟฟิศ
มุมแวะทำงานชั่วคราว (Touchdown) จุดนั่งทำงานสั้น ๆ สำหรับคนที่แวะเข้ามาไม่กี่ชั่วโมง

เทคโนโลยีที่พื้นที่ Hybrid Workplace ต้องมี

พื้นที่ไฮบริดจะทำงานได้จริงก็ต่อเมื่อมีระบบหลังบ้านรองรับ

ระบบจองโต๊ะและห้องประชุม ให้พนักงานเช็กที่ว่างและจองล่วงหน้าผ่านแอปได้ พร้อมเก็บข้อมูลการใช้งานไปวิเคราะห์ต่อ

ระบบประชุมทางไกล (AV / Video Conferencing) กล้อง ไมค์ และจอในทุกห้องประชุม เพื่อไม่ให้คนที่ต่อออนไลน์รู้สึกเป็นคนนอก

เซนเซอร์วัดการใช้งานพื้นที่ (IoT Occupancy Sensors) ช่วยให้รู้ว่าพื้นที่ไหนใช้จริง พื้นที่ไหนว่าง เพื่อปรับผังให้คุ้มค่า อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบริหารพื้นที่สำนักงาน

ระบบเข้าออกและความปลอดภัย รวมถึงเครือข่ายไวไฟที่ครอบคลุมและเสถียรทั่วทั้งพื้นที่

จัดสัดส่วนพื้นที่และปรับขนาดออฟฟิศให้คุ้มค่า

ก่อนปรับพื้นที่ ควรเริ่มจากการสำรวจการใช้งานจริง (Space Audit) เพื่อดูว่าแต่ละวันมีคนเข้าใช้พื้นที่เฉลี่ยเท่าไร แล้วจึงปรับขนาดพื้นที่เช่าให้สอดคล้องกับการใช้งานจริง (Right-sizing) การตัดสินใจบนข้อมูลแบบนี้ช่วยลดพื้นที่ส่วนเกินที่จ่ายค่าเช่าไปโดยเปล่าประโยชน์ และนำงบประมาณที่ได้คืนไปลงทุนกับพื้นที่ที่สร้างคุณค่าจริง

วิธีเลือกออฟฟิศเช่าให้คุ้มค่า ตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่แมตช์กับสไตล์องค์กร

เลือกอาคารและทำเลที่รองรับ Hybrid Workplace

ไม่ใช่ทุกอาคารจะปรับเป็น Hybrid Workplace ได้ง่าย องค์กรควรมองหาอาคารที่มีพื้นที่ใช้สอยแบบไร้เสาหรือเสาน้อย เพื่อให้จัดผังยืดหยุ่นได้ มีระบบอาคาร ลิฟต์ และระบบหมุนเวียนอากาศที่ดี รวมถึงได้รับมาตรฐานอาคารเขียวและสุขภาวะอย่าง LEED หรือ WELL ที่สำคัญคือทำเลควรเชื่อมต่อระบบขนส่งมวลชนสะดวก เพราะเมื่อพนักงานเข้าออฟฟิศเพียงบางวัน ความง่ายในการเดินทางจะเป็นตัวตัดสินว่าเขายินดีเข้ามาหรือไม่

สำนักงานสีเขียว (Green Office) คืออะไร ทำไมองค์กรยุคใหม่ต้องให้ความสำคัญ

เช็กลิสต์ออกแบบพื้นที่ Hybrid Workplace

สำรวจข้อมูลการเข้าใช้พื้นที่จริงก่อนตัดสินใจปรับผัง
กำหนดสัดส่วนโต๊ะต่อพนักงานให้สอดคล้องกับยอดเข้าจริง
ออกแบบพื้นที่โดยแบ่งตามกิจกรรม ไม่ใช่ตามแผนก
ลงทุนห้องประชุมไฮบริดและระบบ AV ให้คนออนไลน์มีส่วนร่วมได้จริง
เลือกเฟอร์นิเจอร์ที่ปรับเปลี่ยนรูปแบบได้
วางระบบจองพื้นที่และเซนเซอร์เก็บข้อมูลการใช้งาน
เลือกอาคารที่ได้มาตรฐานสุขภาวะและเดินทางสะดวก

งบประมาณในการปรับพื้นที่เป็น Hybrid Workplace

งบหลักของการปรับพื้นที่มักลงไปที่เฟอร์นิเจอร์แบบยืดหยุ่นและถูกหลักการยศาสตร์ ระบบ AV ในห้องประชุม ระบบจองพื้นที่และเซนเซอร์ งานรีโนเวตและวางผังใหม่ ไปจนถึงค่าที่ปรึกษาด้านการออกแบบ แม้จะเป็นการลงทุนก้อนแรกที่ต้องวางแผน แต่มักคืนทุนผ่านการลดพื้นที่เช่าส่วนเกินและประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้นในระยะยาว

การทำงานรูปแบบ Hybrid Workplace คือกลยุทธ์การบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์และทรัพยากรบุคคล ที่ช่วยสร้าง Work-life Balance ของพนักงานให้สามารถดำเนินไปพร้อมกันได้อย่างลงตัว อย่างไรก็ตาม การปรับเปลี่ยนโครงสร้างสู่ระบบไฮบริดให้ประสบความสำเร็จและใช้งานได้จริงในระยะยาว จำเป็นต้องอาศัยการวิเคราะห์ข้อมูลพื้นที่ที่แม่นยำ และการออกแบบนโยบายที่สอดรับกับพฤติกรรมผู้ใช้งาน

หากองค์กรที่กำลังมองหาแนวทางการประเมิน คัดเลือกทำเล หรือต้องการคำแนะนำในการออกแบบ และปรับขนาดพื้นที่สำนักงานให้ตอบรับกับวิถีไฮบริดอย่างคุ้มค่า แนะนำ JLL ประเทศไทย ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านอสังหาริมทรัพย์เพื่อการพาณิชย์ พร้อมนำเสนอโซลูชัน และร่วมเป็นพาร์ทเนอร์ในการสร้างสรรค์พื้นที่ทำงานแห่งอนาคตที่ตรงกับความต้องการของธุรกิจคุณ ติดต่อ JLL เพื่อรับคำปรึกษาจากทีมงานมืออาชีพได้ทันที โทร.02 624 6471

Reference :