ในการดำเนินธุรกิจ โดยเฉพาะในยุคที่การแข่งขันสูง หนึ่งในต้นทุนคงที่ (Fixed Costs) ที่ถือเป็นภาระ หนักที่สุดสำหรับผู้ประกอบการ คือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเช่าอาคารสถานที่เพื่อจัดตั้งสำนักงาน การเช่าออฟฟิศในทำเลที่ตั้งที่ดีมักมาพร้อมกับค่าเช่าที่สูง และสัญญาระยะยาว สำหรับธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น ภาระค่าใช้จ่ายในการเช่าสำนักงานกลายเป็นอุปสรรค Virtual Office คือ โซลูชันที่เข้ามาตอบโจทย์ได้อย่างตรงจุด บทความนี้จะพาไปหาคำตอบว่า สำนักงานเสมือนคืออะไร และช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพได้อย่างไรบ้าง
Virtual Office หรือ สำนักงานเสมือน คืออะไร?
Virtual Office คือ บริการให้เช่าที่อยู่สำหรับการดำเนินธุรกิจ เพื่อใช้ในการจดทะเบียนบริษัท การติดต่อทางธุรกิจ เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร โดยที่ผู้เช่าไม่จำเป็นต้องมีพื้นที่ทำงานจริงหรือนั่งทำงานประจำในสถานที่นั้น แต่สำนักงานเสมือนคือ การผสมผสานระหว่างการมีที่อยู่ทางธุรกิจในทำเลชั้นนำ ที่มาพร้อมกับบริการที่ตอบโจทย์การทำธุรกิจ เช่น การรับสายโทรศัพท์ การจัดพัสดุ เพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างราบรื่น
ลักษณะของ Virtual Office เป็นอย่างไร?
ลักษณะของสำนักงานเสมือนคือ การให้บริการในรูปแบบสมาชิก โดยผู้ประกอบการจะชำระค่าบริการรายเดือนหรือรายปีให้กับศูนย์บริการธุรกิจ (Business Center) เพื่อแลกกับการเข้าถึงบริการต่าง ๆ ตามแพ็กเกจที่เลือก ซึ่งแนวคิดหลักของ Virtual Office คือ การแชร์ทรัพยากรทั้งที่อยู่ พนักงานต้อนรับ และห้องประชุม เพื่อให้ผู้ประกอบการสามารถลดต้นทุนคงที่ แต่ยังคงรักษาภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพขององค์กรไว้ได้
Virtual Office เหมาะกับใครบ้าง?
Virtual Office ถือเป็นโซลูชันที่มีความยืดหยุ่นสูง ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์กลุ่มคนและประเภทธุรกิจที่หลากหลาย ดังนี้
- ธุรกิจสตาร์ตอัป (Startups) และ SMEs
สำหรับธุรกิจรสตาร์ตอัป หรือธุรกิจ SMEs ที่เพิ่งเริ่มต้นและมีงบประมาณจำกัด การลงทุนเช่าออฟฟิศจริงอาจเพิ่มภาระค่าใช้จ่ายที่หนักเกินไป Virtual Office คือ ทางเลือกในการประหยัดต้นทุนในช่วงเริ่มต้น ช่วยให้สตาร์ตอัปสามารถนำกระแสเงินสดไปใช้ในการพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือการตลาดได้ โดยที่ยังคงมีที่อยู่จดทะเบียนบริษัทที่น่าเชื่อถือ สำนักงานเสมือนคือก้าวแรกในการสร้างตัวตนทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ - ฟรีแลนซ์ (Freelancers) และที่ปรึกษา (Consultants)
กลุ่มอาชีพอิสระที่ส่วนใหญ่มักทำงานจากที่บ้านหรือร้านกาแฟเป็นหลัก การใช้ที่อยู่บ้านในการติดต่อธุรกิจหรือออกใบกำกับภาษี อาจทำให้ดูไม่เป็นมืออาชีพและขาดความน่าเชื่อถือ สำนักงานเสมือนคือตัวช่วยสำคัญในการยกระดับภาพลักษณ์ ช่วยให้ฟรีแลนซ์มีความน่าเชื่อถือเทียบเท่าบริษัท สามารถนัดหมายลูกค้าในห้องประชุมที่ Virtual Office ทำให้มีความเป็นมืออาชีพ และดูน่าเชื่อถือ - บริษัทที่ทำงานแบบ Remote Working หรือ Hybrid
องค์กรสมัยใหม่จำนวนมากมีนโยบายให้พนักงาน Work From Anywhere ทำให้ไม่จำเป็นต้องมีพื้นที่สำนักงานขนาดใหญ่ Virtual Office จึงเป็นทางเลือกที่ให้ที่อยู่จดทะเบียนอย่างเป็นทางการสำหรับเอกสารราชการ ในขณะที่พนักงานสามารถทำงานได้จากทุกที่ - ธุรกิจที่ต้องการขยายตลาดหรือทดลองตลาดใหม่
สำหรับบริษัทที่ต้องการขยายสาขาไปยังจังหวัดอื่นหรือประเทศอื่น ๆ การเช่า Virtual Office คือ กลยุทธ์ในการปักหมุดในทำเลใหม่ โดยมีความเสี่ยงต่ำที่สุด สามารถใช้ที่อยู่และเบอร์โทรศัพท์ท้องถิ่นเพื่อสร้างความมั่นใจให้ลูกค้าในพื้นที่ก่อนที่จะลงทุนเปิดสำนักงานจริง - ธุรกิจออนไลน์ (E-commerce)
สำหรับการทำธุรกิจแบบออนไลน์ ที่ต้องจดทะเบียนการค้าหรือ VAT มักไม่ต้องการเปิดเผยที่อยู่ส่วนตัวเพื่อความปลอดภัย สำนักงานเสมือนคือที่อยู่ทางธุรกิจที่แยกจากที่อยู่บ้านอย่างชัดเจน ใช้สำหรับรับเอกสารสำคัญ การคืนสินค้า หรือการติดต่อจากคู่ค้า ช่วยให้การบริหารจัดการธุรกิจออนไลน์เป็นระบบและปลอดภัยยิ่งขึ้น
บริการ Virtual Office มีอะไรบ้าง?
โดยทั่วไปแพ็กเกจ Virtual Office จะรวมบริการขั้นพื้นฐานที่จำเปนต่อการดำเนินธุรกิจไว้ด้วยกัน แม้รายละเอียดจะแตกต่างกันในแต่ละผู้ให้บริการ แต่บริการหลักที่มักพบในสำนักงานเสมือน ได้แก่
- บริการที่อยู่ทางธุรกิจ - ให้ที่อยู่ในทำเลศูนย์กลางธุรกิจที่มีชื่อเสียง สามารถใช้เป็นที่อยู่ในนามบัตร เว็บไซต์ และเอกสารทางการต่าง ๆ เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือและภาพลักษณ์มืออาชีพให้ธุรกิจ
- บริการจดทะเบียนบริษัท - สำหรับยื่นจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และเอกสารทางราชการอื่น ๆ ที่ต้องการที่อยู่จดทะเบียนอย่างเป็นทางการ
- บริการจัดการไปรษณีย์และพัสดุ - รับ และแจ้งเตือนเมื่อมีเอกสารหรือพัสดุมาถึง พร้อมบริการส่งต่อไปยังที่อยู่ที่ต้องการ
- บริการรับสายโทรศัพท์ - มีเจ้าหน้าที่รับสายในนามบริษัท ให้ข้อมูลเบื้องต้น โอนสายไปยังเบอร์มือถือที่กำหนด หรือรับฝากข้อความไว้
- บริการเบอร์โทรศัพท์ธุรกิจ - จัดหาเบอร์โทรศัพท์ท้องถิ่นหรือเบอร์สำนักงานให้ธุรกิจ ทำให้ดูมีความเป็นทางการและน่าเชื่อถือมากกว่าการใช้เบอร์มือถือส่วนตัว
- บริการห้องประชุมและพื้นที่ทำงาน - สามารถจองห้องประชุมหรือพื้นที่ทำงานชั่วคราวเมื่อต้องพบลูกค้า จัดประชุม หรือทำงานในออฟฟิศ โดยคิดค่าบริการตามจำนวนชั่วโมงหรือวันที่ใช้งาน
ข้อดีของ Virtual Office คืออะไร?
- ประหยัดต้นทุน (Cost-Saving) การใช้ Virtual Office ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการเช่าออฟฟิศ ช่วยลดต้นทุนค่าเช่าพื้นที่สำนักงาน ค่ามัดจำล่วงหน้า ค่าตกแต่งออฟฟิศ ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอินเทอร์เน็ต และค่าจ้างพนักงานต้อนรับประจำออกไปได้ทั้งหมด ทำให้การใช้บริการสำนักงานเสมือนช่วยให้การจ่ายค่าบริการรายเดือนในราคาที่ต่ำกว่าการเช่าจริง
- สร้างภาพลักษณ์ที่น่าเชื่อถือ (Professional Image) สำนักงานเสมือนช่วยในการสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร การมีที่อยู่จดทะเบียนในอาคารสำนักงานใจกลางเมือง ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กหรือฟรีแลนซ์ดูมั่นคงและเป็นมืออาชีพในสายตาของลูกค้าและคู่ค้า
- ความยืดหยุ่นสูง (High Flexibility) การเช่าออฟฟิศแบบเดิม มักมาพร้อมสัญญาระยะยาว 1-3 ปี ซึ่งเป็นข้อผูกมัดที่เสี่ยงสำหรับธุรกิจใหม่ที่เพิ่งเริ่มต้น แต่ Virtual Office ให้บริการด้วยสัญญาระยะสั้นที่มีความยืดหยุ่น เช่น 6 เดือน หรือ 1 ปี ทำให้สามารถปรับขนาดหรือย้ายที่ตั้งได้ตามการเติบโตของธุรกิจ
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน (Increased Efficiency) มีทีมสนับสนุนที่เป็นมืออาชีพ คอยจัดการงานธุรการต่าง ๆ เช่น การรับสายและการจัดการเอกสาร ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถให้เวลาในการพัฒนาองค์กร การเติบโตของธุรกิจหลัก ได้อย่างเต็มที่ โดยไม่ต้องกังวลงานหลังบ้าน
- สนับสนุนการทำงานแบบ Hybrid และ Remote เหมาะสำหรับองค์กรที่ใช้โมเดลการทำงานแบบผสมผสาน เป็นการสร้างฮับให้กับองค์กรโดยที่พนักงานไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศทุกวัน และยังช่วยให้สามารถเข้าถึงบุคลากรที่มีความสามารถได้จากทั่วโลกอีกด้วย
ข้อเสียของ Virtual Office คืออะไร?
แม้ว่า Virtual Office จะเป็นทางเลือกที่น่าสนใจ แต่ก็มีข้อจำกัดบางประการที่ผู้ประกอบการควรพิจารณาก่อนตัดสินใจ
- ขาดพื้นที่ทำงานประจำ ไม่มีโต๊ะทำงานส่วนตัว หากทีมงานต้องทำงานร่วมกันทุกวัน Virtual Office อาจไม่ตอบโจทย์เท่าการเช่าออฟฟิศจริง
- ข้อจำกัดในการใช้ห้องประชุม มีโควตาจำกัดต่อเดือน ต้องจองล่วงหน้า หรืออาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหากใช้บริการเกินโควตาที่กำหนด
- ไม่สามารถสร้างอัตลักษณ์ของแบรนด์ เป็นการแชร์พื้นที่กับบริษัทอื่น ๆ หลายสิบแห่ง ทำให้ไม่สามารถสร้างวัฒนธรรมองค์กรหรือตกแต่งพื้นที่เพื่อสะท้อนเอกลักษณ์แบรนด์ได้
- คุณภาพขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ หากพนักงานรับสายหรือจัดการเอกสารไม่ดี จะส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์ธุรกิจโดยตรง
- ข้อจำกัดในการจดทะเบียนบางประเภท แม้ใช้ได้กับการจดทะเบียนบริษัททั่วไปและ VAT แต่บางอุตสาหกรรมที่ต้องตรวจสอบสต๊อกสินค้า หรือต้องขอใบอนุญาตเฉพาะทาง อาจไม่สามารถใช้สำนักงานเสมือนได้
การเลือกบริการ Virtual Office ให้ตอบโจทย์ธุรกิจมากที่สุด ควรพิจารณาอะไรบ้าง?
การเลือก Virtual Office ต้องใช้การตัดสินใจที่รอบคอบ ควรพิจารณาปัจจัยสำคัญ ดังนี้
- ทำเลที่ตั้ง เลือกสถานที่ในย่านธุรกิจชั้นนำที่สร้างความน่าเชื่อถือ ใกล้รถไฟฟ้า สะดวกในการเดินทางทั้งสำหรับทีมงานและลูกค้า และมีสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน
- แพ็กเกจและบริการ ตรวจสอบว่าครอบคลุมบริการที่จำเป็นครบถ้วนหรือไม่ เช่น ที่อยู่จดทะเบียน บริการรับสาย จัดการไปรษณีย์ ห้องประชุม และพื้นที่ทำงาน พร้อมสอบถามข้อจำกัดและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่อาจเกิดขึ้น
- ชื่อเสียงและความเป็นมืออาชีพ ศึกษาประวัติและรีวิวของผู้ให้บริการ เพราะการบริการเหล่านี้เปรียบเสมือนด่านหน้าของธุรกิจ ส่งผลโดยตรงต่อภาพลักษณ์องค์กร
- ความยืดหยุ่นและการขยายตัว เลือกผู้ให้บริการที่มีแพ็กเกจหลากหลายและสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการ พร้อมรองรับการอัพเกรดเป็นออฟฟิศจริงหรือเพิ่มพื้นที่เมื่อธุรกิจเติบโต
- ราคาและความคุ้มค่า เปรียบเทียบราคากับบริการที่ได้รับ ตรวจสอบข้อกำหนดสัญญา ระยะเวลาผูกมัด และนโยบายการยกเลิก เพื่อให้แน่ใจว่าคุ้มค่าและเหมาะสมกับงบประมาณ
เรียกได้ว่า Virtual Office หรือสำนักงานเสมือน คือเครื่องมือสำหรับธุรกิจยุคใหม่ ที่เน้นความคล่องตัว และช่วยลดต้นทุนในการเช่าออฟฟิศจริง การเลือกสำนักงานเสมือนถือเป็นการลงทุนในการสร้างภาพลักษณ์ทางธุรกิจที่น่าเชื่อถือและเป็นมืออาชีพ โดยไม่ต้องแบกรับภาระค่าใช้จ่ายจากการเช่าพื้นที่สำนักงานจริง ช่วยให้ผู้ประกอบการมีทรัพยากรและเวลาไปมุ่งเน้นการเติบโตของธุรกิจหลักได้อย่างเต็มที่
สำหรับธุรกิจที่มองหา Virtual Office เพื่อเสริมสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร JLL Thailand เราได้คัดสรร IW Serviced Office สำนักงานเสมือนชั้นนำในกรุงเทพฯ ที่มาพร้อมบริการที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตไปอีกขั้นไว้หลากหลายทำเล หากคุณสนใจสามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ property.jll หรือ โทร 02 624 6471
