บริษัทเทคโนโลยีระดับโลกหลายแห่ง ต่างปรับเปลี่ยนรูปแบบพื้นที่สำนักงานเพื่อรองรับความยืดหยุ่นและการทำงานแบบ Hybrid Working การปรับพื้นที่ทำงานให้เป็นแบบ Hot Desk นอกจากช่วยลดค่าใช้จ่ายแล้ว ยังช่วยขับเคลื่อนวัฒนธรรมองค์กรให้มีความคล่องตัวสูง แต่ Hot Desk คือ อะไร ช่วยเปลี่ยนการบริหารจัดการพื้นที่ทำงานอย่างไร ไปดูกัน
Hot Desk คืออะไร?
Hot Desk คือระบบการจัดสรรพื้นที่ทำงานในออฟฟิศที่พนักงานไม่มีโต๊ะทำงานประจำส่วนตัว ทุกคนสามารถเลือกนั่งทำงานตรงพื้นที่ใดก็ได้ที่ว่างอยู่ในวันนั้น ๆ โดยเมื่อเสร็จสิ้นการทำงานในแต่ละวัน พนักงานจะต้องเก็บสิ่งของส่วนตัวออกจากโต๊ะเพื่อให้ผู้อื่นสามารถเข้ามาใช้งานต่อได้ในวันถัดไป
ที่มาของชื่อ "Hot Desk"
คำว่า Hot Desk มีรากฐานมาจากคำศัพท์ทางการทหารเรือของสหรัฐอเมริกาคือ Hot Racking ซึ่งหมายถึงการสลับเวรนอนบนเตียงเดียวกันสำหรับลูกเรือเรือดำน้ำที่มีพื้นที่จำกัด ทำให้เตียงนั้นยังคงอุ่นอยู่ตลอดเวลา แนวคิดนี้ถูกนำมาประยุกต์ใช้กับภาคธุรกิจเพื่อบริหารจัดการโต๊ะทำงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด
Hot Desk vs โต๊ะประจำ
โต๊ะทำงานแบบประจำคือ โต๊ะประจำจะเปิดโอกาสให้พนักงานสามารถวางสิ่งของส่วนตัว ตกแต่งโต๊ะพื้นที่นั้นได้ ซึ่งส่งผลให้ออฟฟิศมีต้นทุนคงที่สูงและเกิดพื้นที่รกร้างเมื่อพนักงานลาพักร้อนหรือออกไปปฏิบัติงานข้างนอก ขณะที่ระบบแชร์โต๊ะจะเน้นความโล่ง สะอาด และพร้อมใช้งานสำหรับทุกคน
Hot Desk vs Hoteling vs Activity-Based Working
Hot Desk vs Hoteling vs Activity-Based Working จะมีความคล้ายคลึงกัน แต่มีข้อแตกต่างในเชิงปฏิบัติ ดังนี้
- ระบบ Hot Desk ไม่มีโต๊ะประจำ โต๊ะไหนว่างก็สามารถใช้งานได้เลย
- ระบบ Hoteling จะกำหนดให้พนักงานต้องทำการจองโต๊ะทำงานล่วงหน้า
- ระบบ Activity-Based Working จะจัดสรรพื้นที่ตามลักษณะกิจกรรม เช่น โซนเงียบสำหรับใช้สมาธิ โซนระดมสมอง หรือโซนผ่อนคลาย
ทำไมองค์กรยุคใหม่ถึงสนใจ Hot Desk?
Hot Desk คือ ทางเลือกที่ทรงพลังสำหรับองค์กรยุคใหม่ มีปัจจัยสนับสนุนในหลายมิติดังนี้
1. ตอบโจทย์การทำงานแบบ Hybrid Working
พนักงานในปัจจุบันไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศพร้อมกันทุกวัน การมีโต๊ะทำงานครบตามจำนวนคนจึงสร้างต้นทุนที่สูญเปล่า ระบบแชร์โต๊ะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการจำนวนที่นั่งให้สอดคล้องกับปริมาณพนักงานที่เข้ามาใช้งานจริงในแต่ละวันได้อย่างสมดุล
2. ลดต้นทุนค่าเช่าพื้นที่อย่างมีนัยสำคัญ
เมื่อจำนวนโต๊ะทำงานลดลง ขนาดพื้นที่เช่าออฟฟิศที่จำเป็นก็ลดลงตามไปด้วย ส่งผลให้องค์กรประหยัดค่าเช่ารายเดือน
3. เพิ่มการ Collaboration ระหว่างทีม
การเปลี่ยนที่นั่งไปเรื่อย ๆ ทำให้พนักงานมีโอกาสได้นั่งใกล้ชิดกับเพื่อนร่วมงานต่างแผนก เกิดการปฏิสัมพันธ์ แลกเปลี่ยนมุมมอง และสร้างความคิดสร้างสรรค์ใหม่ ๆ
4. ส่งเสริม Productivity ของพนักงานรายบุคคล
การได้เปลี่ยนสภาพแวดล้อมในการทำงานช่วยลดความจำเจและกระตุ้นการทำงานของสมอง พนักงานสามารถเลือกที่นั่งที่เหมาะกับสภาพจิตใจหรือลักษณะงานในวันนั้น ๆ ได้
5. ดึงดูดบุคลากรรุ่นใหม่
คนทำงานรุ่นใหม่ให้ความสำคัญกับอิสระและความยืดหยุ่น ออฟฟิศที่จัดพื้นที่แบบเปิดและทันสมัยสะท้อนถึงวัฒนธรรมองค์กรที่เปิดกว้าง ไม่ยึดติดกับกรอบเดิม ๆ ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญในการดึงดูดกลุ่มคนเก่งให้อยากร่วมงานด้วย
6. สร้างความเท่าเทียม
ช่วยลดช่องว่างระหว่างผู้บริหารและพนักงาน เพราะทุกคนใช้พื้นที่ทำงานร่วมกันในมาตรฐานเดียวกัน เน้นผลงานและการเข้าถึงกันได้ง่ายขึ้น
7. ช่วยให้สำนักงานเป็นระเบียบมากขึ้น
พนักงานต้องเก็บโต๊ะให้สะอาดทุกครั้งหลังใช้งาน ทำให้ออฟฟิศไม่มีเอกสารวางกองสุม หรือมีสิ่งของส่วนตัววางเกะกะ สำนักงานจึงดูเป็นระเบียบ เรียบร้อย และมีภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ
ประโยชน์ของ Hot Desk แบ่งตามมุมมองมีอะไรบ้าง?
การจัดโต๊ะในรูปแบบนี้มีประโยชน์ในหลาย ๆ ด้าน ดังนี้
- มุมขององค์กร
องค์กรมีความคล่องตัวสูงในการปรับเปลี่ยนขนาดธุรกิจ สามารถรองรับการเพิ่มหรือลดจำนวนพนักงานได้โดยไม่ต้องย้ายออฟฟิศบ่อย ๆ และช่วยลดงบประมาณการลงทุนระยะยาวในส่วนของสินทรัพย์
- มุมของพนักงาน
มีอิสระในการกำหนดสภาพแวดล้อมการทำงานในแต่ละวัน มีโอกาสสร้างคอนเน็กชันภายในบริษัทได้กว้างขวางขึ้น และฝึกฝนการเป็นคนจัดระเบียบสิ่งของรวมถึงข้อมูลให้พร้อมใช้งานตลอดเวลา
- มุมของอสังหาริมทรัพย์
ในแง่การบริหารสินทรัพย์ ช่วยให้อาคารสำนักงานมีการใช้สเปซอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ลดอัตราพื้นที่ว่างเปล่า และเปิดโอกาสให้เกิดการพัฒนาพื้นที่ส่วนกลางให้มีความหลากหลายและน่าใช้งานมากขึ้น
ข้อจำกัด และความท้าทายของ Hot Desk คืออะไร?
สิ่งที่ต้องคำนึงถึงควบคู่กับความคุ้มค่าของ Hot Desk คือ ข้อจำกัดทางด้านความเป็นส่วนตัวและวัฒนธรรมองค์กรที่ต้องปรับเปลี่ยน
1. ความเป็นส่วนตัวลดลง
การไม่มีโต๊ะส่วนตัวทำให้พนักงานบางส่วนรู้สึกไม่มั่นคง หรือรู้สึกว่าไม่มีพื้นที่ส่วนตัว และอาจเกิดความระแวงเรื่องการถูกมองหน้าจอคอมพิวเตอร์จากคนรอบข้างได้ง่ายขึ้น
2. การหาเพื่อนร่วมงานยากขึ้น
เมื่อทุกคนเปลี่ยนที่นั่งตลอดเวลา การเดินไปหาเพื่อนร่วมงานในทีมเพื่อปรึกษางานด่วนอาจทำได้ยากขึ้น
3. ต้องลงทุนเทคโนโลยี และโครงสร้างพื้นฐาน
การทำระบบแชร์โต๊ะทำงานให้ราบรื่นจำเป็นต้องมีระบบซอฟต์แวร์จองที่นั่ง ระบบคลาวด์สำหรับจัดเก็บเอกสาร และระบบ Wi-Fi ที่เสถียร ซึ่งต้องใช้เงินลงทุนเริ่มต้นในส่วนของระบบไอที
4. ปัญหาเรื่องสุขอนามัย
การใช้โต๊ะทำงานร่วมกับผู้อื่น เสี่ยงต่อการแพร่กระจายของเชื้อโรค องค์กรจึงต้องมีมาตรการทำความสะอาดที่เข้มงวดและจัดเตรียมอุปกรณ์ฆ่าเชื้อให้พนักงานใช้อย่างเพียงพอ
5. ไม่เหมาะกับทุกประเภทธุรกิจ
ธุรกิจที่ต้องจัดการกับเอกสารทางกฎหมาย เอกสารทางการเงินที่มีความลับสูง หรือแผนกที่ต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์สมรรถนะสูงที่มีการต่อสายซับซ้อน อาจไม่สะดวกในการย้ายที่นั่งบ่อย ๆ
องค์ประกอบที่ทำให้ Hot Desk สำเร็จมีอะไรบ้าง?
การปรับเปลี่ยนมาใช้ระบบนี้จะต้องมีองค์ประกอบอื่น ๆ ที่ดี ดังนี้
1. ระบบจองโต๊ะที่ใช้งานง่าย
ระบบจองโต๊ะที่ใช้งานง่าย โดยพนักงานสามารถเช็กสถานะที่นั่งว่างและกดจองได้ทันทีผ่านสมาร์ตโฟน หรือระบบในคอมพิวเตอร์
2. Locker ส่วนตัวสำหรับเก็บของ
ควรออกแบบให้มีตู้ล็อกเกอร์ที่ปลอดภัยเพื่อให้พนักงานเก็บอุปกรณ์ทำงานและของส่วนตัวเมื่อหมดวันทำงาน
3. หลากหลายโซนการทำงาน
ต้องมีการจัดสรรสเปซให้มีทั้งมุมเสียงดังสำหรับคุยงาน และมุมเงียบสงบสำหรับใช้สมาธิ เพื่อรองรับการทำงานที่แตกต่างกัน
4. โครงสร้างพื้นฐานที่พร้อม
องค์กรควรจัดเต็ม โครงสร้างพื้นฐานที่พร้อม เช่น ปลั๊กไฟ หัวแปลงสัญญาณ และอุปกรณ์สำหรับต่อหน้าจอต้องมีพร้อมทุกจุด
5. วัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริม
มีการสื่อสารนโยบาย Clean Desk และการเคารพพื้นที่ส่วนรวมอย่างชัดเจน เพื่อการใช้งานที่มีประสิทธิภาพ
Hot Desk เหมาะกับธุรกิจแบบไหน?
รูปแบบ Hot Desk เหมาะหรือไม่เหมาะกับใครบ้าง ไปดูกันเลย
ธุรกิจที่เหมาะ
เหมาะกับธุรกิจสายเทคโนโลยี สตาร์ทอัพ ครีเอทีฟเอเจนซี่ บริษัทที่ปรึกษา หรืองานขายที่พนักงานส่วนใหญ่ต้องออกไปพบลูกค้านอกสถานที่ และใช้เวลาอยู่ในสำนักงานไม่เต็มวัน
ธุรกิจที่ควรพิจารณาให้รอบคอบ
ธุรกิจประเภทสถาบันการเงิน สำนักงานกฎหมาย หน่วยงานราชการ หรือหน่วยงานบริการลูกค้าที่มีเอกสารจับต้องได้ปริมาณมาก และต้องปฏิบัติตามข้อบังคับด้านความปลอดภัยของข้อมูลอย่างเคร่งครัด
การจัด Layout Hot Desk ในออฟฟิศ ยังไงให้เหมาะกับพื้นที่?
มาดูวิธีการจัด Hot Desk ให้เหมาะสมกับขนาดออฟฟิศกัน ถ้าออฟฟิศเรามีขนาดเท่านี้ควรจัดยังไง
- ออฟฟิศขนาดเล็ก (ต่ำกว่า 50 ตารางเมตร) จัดวางโต๊ะยาวตรงกลางแบบเปิดโล่ง 70% และแบ่งพื้นที่ 30% เป็นตู้ล็อกเกอร์และตู้โทรศัพท์เก็บเสียงสำหรับคุยงานส่วนตัว
- ออฟฟิศขนาดกลาง (100 - 300 ตารางเมตร) แบ่งสเปซเป็นรูปแบบรังผึ้งหรือกลุ่มโต๊ะละ 4-6 ที่นั่ง มีโซน Business Lounge สำหรับนั่งทำงานแบบผ่อนคลาย และห้องประชุมย่อย 2-3 ห้อง
- ออฟฟิศขนาดใหญ่ (500 ตารางเมตรขึ้นไป) ใช้แนวคิดแบ่งเป็นโซนหรือ
Neighborhoods แยกตามแผนกแต่ไม่ระบุโต๊ะประจำ พร้อมจัดพื้นที่ส่วนกลางขนาดใหญ่ เช่น คาเฟ่ โซนระดมสมอง และห้องประชุมครบวงจร
งบประมาณ และขั้นตอนเริ่มต้น Hot Desk ในออฟฟิศ
สำหรับงบประมาณในการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบ Hot Desk คือ ปัจจัยที่แต่ละองค์กรต้องวางแผนให้รัดกุม โดยมีค่าใช้จ่ายหลักในส่วนของระบบซอฟต์แวร์จองที่นั่งเฉลี่ยรายหัวต่อเดือน ค่าจัดซื้อตู้ล็อกเกอร์ ระบบรักษาความปลอดภัยดิจิทัล และเฟอร์นิเจอร์ที่ออกแบบตามหลักสรีรศาสตร์ที่ปรับระดับได้
สำหรับขั้นตอนการเริ่มต้นควรรวมถึงการสำรวจพฤติกรรมการเข้าใช้งานออฟฟิศย้อนหลัง จัดทำพิมพ์เขียวพื้นที่ใหม่ ทดลองเปิดใช้งานในบางแผนกเพื่อประเมินผลกระทบ แล้วจึงขยายผลไปทั่วทั้งองค์กร
JLL ตัวช่วยสำหรับองค์กรที่อยากเริ่ม Hot Desk
JLL สามารถเป็นตัวช่วยให้คุณสามารถเริ่มต้นพื้นที่แบบ Hot Desk ได้ดังนี้
1. ที่ปรึกษามืออาชีพด้านพื้นที่ทำงานยุคใหม่
JLL มีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงรูปแบบพื้นที่ทำงาน พร้อมให้คำปรึกษาในการปรับปรุงออฟฟิศให้สอดรับกับกลยุทธ์ทางธุรกิจ
2. ฐานข้อมูลอาคารที่รองรับ Hot Desk
เรามีฐานข้อมูลอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ที่กว้างขวาง ช่วยคัดสรรอาคารสำนักงานที่มีโครงสร้างพื้นฐานและเลย์เอาต์ที่เอื้อต่อการทำระบบแชร์โต๊ะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. บริการ Flex Space ตอบโจทย์ Hot Desk โดยตรง
สำหรับองค์กรที่ยังไม่อยากลงทุนสร้างระบบเอง JLL สามารถนำเสนอทางเลือกพื้นที่ทำงานแบบยืดหยุ่นหรือ Flex Space ที่มีการเซตระบบแชร์โต๊ะทำงานที่สมบูรณ์แบบพร้อมใช้งานไว้แล้ว
4. บริการครบวงจรตั้งแต่หาทำเลถึงออกแบบพื้นที่
เราดูแลตั้งแต่ขั้นตอนการจัดหาพื้นที่เช่า การเจรจาสัญญา ไปจนถึงการออกแบบสเปซภายในและการบริหารจัดการอาคาร เพื่อให้องค์กรได้รับการส่งมอบพื้นที่ทำงานที่สมบูรณ์แบบ
5. ลดความเสี่ยงด้านสัญญาเช่า
ทีมงานมืออาชีพของ JLL ช่วยวิเคราะห์เงื่อนไขและเจรจาต่อรองสัญญาเช่า เพื่อให้องค์กรได้รับความยืดหยุ่นสูงสุดในการปรับเปลี่ยนขนาดพื้นที่ตามสถานการณ์ทางธุรกิจในอนาคต
แนวคิด Hot Desk ไม่ใช่แค่เทรนด์ระยะสั้น แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานของวิธีคิดเรื่องพื้นที่ทำงาน ในยุคที่ Hybrid Work กลายเป็นมาตรฐานใหม่ สามารถใช้สเปซได้อย่างคล่องตัวและช่วยลดต้นทุนได้อย่างคุ้มค่า ซึ่ง JLL ประเทศไทย ในฐานะผู้นำด้านอสังหาริมทรัพย์ระดับโลก ตระหนักถึงความสำคัญของการดำเนินงานอย่างยั่งยืน และพร้อมเป็นที่ปรึกษาในการเปลี่ยนผ่านสู่พื้นที่ทำงานแบบ Hot Desk สำหรับใครที่กำลังมองหาออฟฟิศสามารถติดต่อได้ที่โทร.02 624 6471
Reference:
